Eine Verteilerliste ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Adressaten, die regelmäßig angeschrieben werden, zusammenzufassen.
Hier zeigen wir auf, wie Verteilerlist am effektivsten genutzt werden können.
Eine Verteilerliste ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Adressaten, die regelmäßig angeschrieben werden, zusammenzufassen.
Hier zeigen wir auf, wie Verteilerlist am effektivsten genutzt werden können.
Mit Verteilerlisten arbeiten
Eine Verteilerliste enthält E-Mail-Adressen aus den persönlichen Kontakten, einem öffentlichen Kontaktordner oder dem persönlichen Adressbuch. Diese Liste der Empfänger-Adressen wird einmal erstellt und kann dann immer wieder verwendet werden. Wichtige E-Mails können so mehrmals an den relevanten Empfänger-Kreis versandt werden.
Verteilerlisten ersparen dem Anwender viel Zeit und erlauben eine eindeutige Zuordnung von E-Mails die an mehr als einen Empfänger gesendet werden.
Erstellen einer Verteilerliste
1. Wählen Sie Neu/Verteilerliste oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+L
Die Funktion ist auch im Kontextmenü des Ordners „Kontakte“ zu finden.
2. Nun muss eine Bezeichnung für die neue Verteilerliste im Dialogfeld „Name“ vergeben werden.
3. Als nächstes müssen die E-Mail-Empfänger bestimmt werden, die in die neue Verteilerliste aufgenommen werden sollen. Diese Empfänger können über die Schaltfläche „Mitglieder wählen“
festgelegt werden.
4. Rechts oben im sich nun öffnenden Dialog wählt man das Adressbuch aus, aus dem die Kontakte entnommen werden sollen. Es können auch Adressen aus unterschiedlichen Adressbüchern in einer Verteilerliste zusammengefügt werden.
Um einen Empfänger der Verteilerliste hinzuzufügen, markiert man den entsprechenden Empfänger und klickt auf die Schaltfläche „Mitglieder“. Um schnell mehrere Mitglieder aus dem Adressbuch auszuwählen, hält man die Taste Strg gedrückt und markiert nacheinander alle gewünschten Adressbucheinträge.
Sind alle Empfänger ausgewählt mit „OK“ bestätigen.
5. Eine Verteilerliste kann ebenfalls mit einer Notiz versehen werden. Dazu wechselt man zurück in das gleichnamige Register und trägt dort in kurzen Stichpunkten den Zweck der Verteilerliste ein.
6. Die Verteilerliste wird danach mit „Speichern und schließen“ gespeichert.
Adressen, die nicht im Adressbuch stehen, in eine Verteilerliste eintragen
Natürlich lassen sich auch E-Mail-Adressen, die nicht in einem Adressbuch gespeichert sind, in eine Verteilerliste einfügen.
1. Vorhandene Verteilerliste öffnen oder neue Verteilerliste erstellen
2. Auf Schaltfläche „Neu hinzufügen“ klicken
3. Namen des Empfängers in das Feld „Angezeigter Name“ eintragen. Es kann sich hierbei um einen Nachnamen, den kompletten Namen, einen Spitznamen oder ein Pseudonym handeln.
E-Mail-Adresse eintragen und mit „OK“ bestätigen.
4. Nachdem alle Einträge hinzugefügt wurden, speichern Sie die Verteilerliste erneut.
Bestehende Verteilerliste ergänzen
Im Ordner „Kontakte“ öffnet man die Verteilerliste, welche ergänzt werden soll, per Doppelklick. Nun können neue Einträge in der Verteilerliste vorgenommen werden. Sind alle Ergänzungen und Korrekturen durchgeführt, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
E-Mail an eine Verteilerliste senden
Eine vorhandene Verteilerliste wird wie ein Adressbuch verwendet.
Zuerst wird die zu versendende Nachricht erstellt. Um diese nun zu versenden drückt man im E-Mail-Editor auf die Schaltfläche „An“ und wählt dort die entsprechende Verteilerliste aus. Eine Verteilerliste kann auch als Empfänger in den Feldern „Cc“ und „Bcc“ einer Nachricht gewählt werden.
Wichtigkeit (Priorität) einer Verteilerliste festlegen
Die Priorität einer Verteilerliste kann auch „Hoch“ oder „Niedrig“ eingestellt werden.
Dazu geht man wie folgt vor:
1. Verteilerliste mit Doppelklick öffnen
2. Über Datei/Eigenschaften gelangt man in den Bereich „Optionen“. Dort befindet sich das Auswahlfeld „Wichtigkeit“. Hier wählt man nun die Wichtigkeit „Hoch“ oder „Niedrig“ aus und bestätigt mit „OK“.
3. Zum Schluss auf „Speichern und schließen“ klicken.
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