Backup anlegen

So legen Sie ein Backup an:

Outlook Backup anlegen - StartbildschirmSie haben den Lookeen Backup Manager geöffnet und Outlook geschlossen? Dann kann es losgehen: Auf dem Startbildschirm den Button “Daten sichern” anwählen. Es öffnet sich nun automatisch ein Assistent, der Sie durch die verschiedenen Einstellungen führt.

 

 

 

 

Daten sichern - Profil auswählen1. Schritt – Profil auswählen

Die Backup Software liest alle Profile aus, die in Outlook angelegt worden sind und listet diese in einer Auswahlbox auf.

Wählen Sie das Outlook-Profil, dessen Daten Sie sichern wollen.

Als Zielort des Outlook Backups ist standardmäßig der in den Einstellungen hinterlegte Backupordner festgelegt. Sie können jedoch auch einen anderen Ordner angeben. Nicht existierende Ordner werden automatisch angelegt.

Das Kommentarfeld dient für Sie zum Hinterlegen von Informationen und wird speziell beim Einspielen eines Backups angezeigt.

Möchten Sie die Backupdatei vor unbefugtem Zugriff schützen, dann können Sie ein entsprechendes Passwort angeben.

Achtung: Das Passwort müssen Sie sich gut merken. Wenn Sie dieses vergessen, sind Sie nicht mehr in der Lage das angelegte Backup wieder herzustellen. Es ist daher ratsam, dass Sie sich das Passwort notieren.

 

Outlook sichern - Datendateien auswählen

2. Schritt – Datendateien auswählen

Die im Outlook-Profil verwendeten Datendateien werden aufgelistet und können von Ihnen zum Backup einzeln ausgewählt werden. Die Größen der Datendateien werden in Klammern angezeigt.

Mit den Datendateien, die in Outlook als persönliche Ordner angezeigt werden, sichern Sie automatisch die E-Mails, inklusive der Anhänge, die Kontakte, die Termine, die Notizen, die Aufgaben und das Journal, ab Outlook XP die Filter & Regeln, benutzerdefinierte Ansichten, Formulare & Felder.

Mit der gewählten Option “inklusive vorhandener Exchange-Offline-Dateien (*.ost)” sichern Sie eventuell vorhandene Exchange-Offline-Dateien.

 

Outlook Data Backup - Einstellungen auswählen3. Schritt – Outlook Elemente auswählen

Entscheiden Sie selbst, welche Elemente gesichert werden sollen. Neben E-Mail-Konten, Übermittlungseinstellungen und Ihrem Benutzerwörterbuch, können Sie sogar Ihre Drucker- und Seiteneinstellungen oder RSS-Feeds sichern.

E-Mail-Konten
Die über das Outlook-Menü: EXTRAS – KONTEN gespeicherten Informationen zum Senden und Empfangen der E-Mails können in das Outlook Backup aufgenommen werden.

 

Filter und Regeln (nur separat in Outlook 2000)
Die über das Outlook-Menü: EXTRAS – REGEL – ASSISTENT bzw. EXTRAS – REGELN und BENACHRICHTIGUNGEN festgelegten Regeln zum automatischen Einsortieren von eingehenden E-Mails, können ebenfalls in das Backup übernommen werden. Diese Option ist ab Outlook XP nicht mehr wählbar, da diese Einstellungen ab dieser Outlook-Version in der Datendatei abgelegt werden.

Signaturen inkl. eingebundener Grafiken und vCards
Sämtliche angelegten Signaturen zum Unterzeichnen der E-Mails in den Formaten rtf, txt und htm werden ebenfalls in das Outlook Backup aufgenommen. Sind Grafiken eingebunden, werden diese ausgelesen, in einen zentralen Ordner kopiert und die Signatur entsprechend angepasst. Somit ist sichergestellt, dass auch alle eingebundenen Grafiken und Visitenkarten (vCards) gesichert und übertragen werden können.

Outlook Heute – Startseite
Wenn Outlook startet wird automatisch eine Startseite mit Informationen zum Kalender, zu ausstehenden Aufgaben und zu den ungelesenen Nachrichten eingeblendet. Diese Startseite können Sie verändern und anschließend abspeichern.

Persönliches Adressbuch (*.pab) (nur bis Outlook 2003 vorhanden)
Um die Adressen nicht mehr im Outlook-Ordner “Kontakte” abzulegen, können Sie in Outlook über das Menü EXTRAS – E-MAIL-KONTEN ein neues persönliches Adressbuch hinzufügen. Dieses Adressbuch wird mit dieser Option in das Backup eingebunden.

Outlook Symbolleiste & Navigationsleiste
Damit sichern Sie alle in der oberen Symbolleiste von Outlook abgelegten Verknüpfungen und Symboleinstellungen.

Verknüpfungen auf der Outlookleiste (nur in Outlook 2000 vorhanden)
Die von Ihnen angelegten Verknüpfungen zu verschiedenen Programmteilen, Formularen usw. werden, falls gewünscht, ebenfalls gesichert. Ab Outlook 2002 gibt es diese Verlinkung nicht mehr.

definierte Kontakt-Kategorien
Die Kategorien zum Einordnen von Kontakten und Terminen lassen sich in Outlook um eigene Angaben erweitern. Genau diese lassen sich mit dieser Option sichern. Ab Outlook 2007 sind diese in der Datendatei abgelegt.

Drucker- und Seiteneinstellungen
Verschiedene Drucker ergeben ein unterschiedliches Druckbild. Also ist eine richtige Einrichtung wichtig. Einmal eingestellt, sollen sie auch später nutzbar bleiben. Deshalb können Sie diese Einstellung zur Auswahl des Backups hinzufügen.

Übermittlungseinstellungen (ab Outlook XP)
Für jedes Konto und Ordner können Sie in Outlook über das Menü EXTRAS – ÜBERMITTLUNGSEINSTELLUNGEN – ÜBERMITTLUNGSGRUPPEN DEFINIEREN bzw. EXTRAS – SENDEN/EMPFANGEN – ÜBERMITTLUNGSEINSTELLUNGEN – SENDEN- EMPFANGEN-GRUPPEN DEFINIEREN festlegen. Mit dieser Option sichern Sie diese Definitionen.

Kurznamen (Nicknames) für E-Mail-Adressen
Damit können Sie Kürzel in das AN-Feld einer Nachricht eingeben und Outlook ersetzt es automatisch mit dem adäquaten Eintrag im Kontakte-Ordner. Die entsprechende Einstellung sichern Sie mit dieser Option.

Outlook Schnellbausteine (ab Outlook 2007)
Wenn Sie viele E-Mails mit immer demselben Inhalt versenden müssen, können Sie ab Outlook 2007 Schnellbausteine definieren, die auf diese Art und Weise gesichert werden können.

Makros & VBA-Programme
Hiermit sichern Sie selbst definierte Makros und Visual Basic Programme, die Sie über das Outlook-Menü EXTRAS – MAKRO erstellt haben.

RSS-Feeds für Outlook (ab Outlook 2007)
Ab Outlook 2007 haben Sie die Möglichkeit, Neuigkeiten mittels RSS-Feeds zu abonnieren. Diese Abonnements können Sie sichern lassen.

Benutzerwörterbücher
Bei der Rechtschreibüberprüfung vor dem Versenden einer Mail können Sie eigene Begriffe hinzufügen. Die gesammelten Begriffe können Sie mit in das Outlook Backup aufnehmen.

 

Lookeen Backup Manager - Optionen auswählen4. Schritt – Outlook-Optionen speichern? Mit Lookeen Backup Manager kein Problem

In Outlook können Sie über das Menü EXTRAS – OPTIONEN bzw. ab Outlook 2010 über das Menü DATEI – OPTIONEN eine Reihe von Einstellungen zum Aussehen oder zur Handhabung von Microsoft Outlook vornehmen. Diese Einstellungen können Sie auch einzeln sichern und wiederherstellen.

Mit den Schaltflächen ALLE und KEINE können Sie mit einem Klick alle in diesem Fenster verfügbaren Optionen auswählen oder abwählen.

 

Programmeinstellungen
Diverse Programmeinstellungen werden in verschiedenen Zweigen der Windows-Registry abgelegt. Hiermit sichern Sie diese wichtigen Registryeinträge.

E-Mail-Optionen
Hier verbergen sich die Einstellungen zur Nachrichtenbehandlung sowie die Einstellungen zum Antworten und Weiterleiten von E-Mails.

Kalender- und Planeroptionen
Damit sichern Sie die Einstellungen der Arbeitswoche im Kalender sowie dem Besprechungsplaner und Gruppenzeitplan.

Aufgabenoptionen
Dies betrifft z. B. die Farbdefinitionen für überfällige und erledigte Aufgaben.

Kontaktoptionen
Damit wird u. a. die Namensreihenfolge bei der Anzeige der Kontakte festgelegt.

Journaloptionen
Damit sind Änderungen gemeint, die das Journal betreffen.

Notizenoptionen
Mit dieser Option sichern Sie die Farbdefinition und die Schrifteinstellungen für die hinterlegten Notizen.

Suchoptionen
Die Einstellungen für die Indexerstellung und Suchvorgänge werden mit dieser Option festgelegt.

Vertrauensstellungscenter / Sicherheitscenter
Die Sicherheitseinstellungen, die mit dieser Option gesichert werden können, werden im Outlook-Menü EXTRAS – VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER definiert. Ab Outlook 2010 definieren Sie diese Einstellungen unter DATEI – OPTIONEN => SICHERHEITSCENTER => EINSTELLUNGEN FÜR DAS SICHERHEITSCENTER.

profilabhängige Junk-E-Mail-Optionen
Für jedes Outlook-Profil, und ab Outlook 2010 sogar für jedes definierte Mail-Konto, lassen sich die Junk-E-Mail-Optionen festlegen. Dies beinhaltet u. a die Listen mit den blockierten und sicheren Absendern. Diese wichtigen Definitionen können sie mit dieser Option in die Sicherung aufnehmen.

 

Outlook Backup - Einstellungen auswählen5. Schritt – Business Contact Manager sowie Office- und Browser Daten sichern

Wenn Sie möchten, können Sie mit dem Lookeen Backup Manager auch Browser-Dateien wie z. B. Ihre Favoriten oder Sicherheitszoneneinstellungen sichern.

Mit den Schaltflächen ALLE und KEINE können Sie mit einem Klick alle in diesem Fenster verfügbaren Optionen auswählen oder abwählen.

Business Contact Manager (BCM)
Ab Outlook 2003 bietet Microsoft optional den Business Contact Manager zur Verwaltung von Geschäftsbeziehungen und Vertriebsmöglichkeiten an. Sollten Sie für Outlook diese Erweiterung nutzen, können Sie die entsprechenden Datenbanken mit Lookeen Backup Manager sichern. Mit der Firmen-/Servicelizenz ist auch das Sichern der BCM 2007 und 2010 Datenbanken möglich.

Office Korrekturlisten und Einstellungen
Hiermit sichern Sie die von Office – und somit auch Outlook – verwendeten automatischen Korrekturlisten und Einstellungen für die Toolbar und Menüs.

Office Formatvorlagensätze (ab Outlook 2007)
Formatvorlagensätze können zum schnellen Erstellen personalisierter, professionell gestalteter E-Mail-Nachrichten verwendet werden. Somit können Sie z. B. verschiedene Formate für geschäftliche und private E-Mails verwenden.

Benutzerdefinierte Formulare
In Office und damit auch in Outlook definierte Formulare sichern Sie mit dieser Option.

Office Schnellzugriffsleisten (nur in Office 2007)
In Office 2007 können die Leisten am oberen linken Rand eines jeden Programms der Office Familie individuell angepasst werden. Diese Anpassungen können zur Sicherung ausgewählt werden.

Office Schnellzugriffsleisten & Menübänder
Ab Office 2010 können die Leisten am oberen linken Rand eines jeden Programms der Office Familie sowie die verschiedenen Menübänder über den Menüpunkt “Menüband anpassen” individuell festgelegt werden. Diese Anpassungen können zur Sicherung ausgewählt werden.

Word Schnellbausteine
Wenn Sie viel in Word schreiben, können Sie immer wiederkehrende Inhalte ab Word 2007 als Schnellbausteine definieren, die hiermit gesichert werden können.

OneNote Notizbücher
Seit Office 2007 liefert Microsoft das Programm OneNote aus, mit dem Sie an zentraler Stelle Notizen erstellen und verwalten können. Da OneNote direkt mit Outlook verknüpft ist, sichert die Software auch die Notizbücher.

 

Internet Explorer Favoriten
Mozilla Firefox Favoriten
Opera Favoriten, Adressen, Notizen und Widgets
Apple Safari Favoriten
Google Chrome Favoriten

Die Outlook Backup Software sichert auch die Favoriten der genannten Browser. Zusätzlich werden die im Opera hinterlegten Adressen und Notizen sowie die Einstellungen der Widgets (kleine Zusatzprogramme) gesichert.

Internet Explorer Feeds & WebSlices (ab IE8)
Im IE können Sie RSS-Feeds und WebSlices abonnieren. Letzteres sind kleine Vorschaufenster, die Sie mit Informationen versorgen, ohne dass Sie die entsprechende Webseite besuchen müssen. Die hinterlegten Einstellungen sichern Sie mir dieser Option.

Internet Explorer Sicherheitszonen
Im IE Browser können Sie unter Extras – Internetoptionen, Register SICHERHEIT die “vertrauenswürdigen und eingeschränkten Sites” festlegen. Diese Einstellungen können in das Backup übernommen werden.

 

Backup Software - Eigene Dateien sichern6. Schritt – Eigene Dateien sichern

Nicht mal vor den “Eigenen Dateien” macht der Outlook Backup Manager Halt.

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit einzelne Ordner inkl. eventuell vorhandener Unterordner sowie einzelne Dateien in das Outlook Backup einzubeziehen. Zu beachten ist jedoch, dass nur Dateien ausgewählt werden können, die sich unterhalb des Ordners EIGENE DATEIEN bzw. DOKUMENTE (ab Vista) befinden.

Mit einem Klick auf “Ordner” können Sie einen Windows Ordner zur Liste hinzufügen. Es öffnet sich ein entsprechendes Auswahlfenster, das Ihnen die Auswahl aus dem Systemordner EIGENE DATEIEN bzw. DOKUMENTE (ab Vista) anbietet.

Einzelne Dateien wählen Sie über die gleichnamige Schaltfläche aus. Auch hier sind nur Dateien aus dem Systemordner EIGENE DATEIEN bzw. DOKUMENTE (ab Vista) erlaubt.

Zum Löschen eines Eintrags markieren Sie diesen und klicken auf die Schaltfläche “Entfernen” bzw. Betätigen die Taste ENTF. Der Eintrag wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt.

Über die Option “Auswahl für nächste Datensicherung merken” können Sie die Auswahl sichern. Bei der nächsten Sicherung wird die Liste automatisch als Vorauswahl eingeblendet.

 

Backup anlegen - Ende der AuswahlOutlook Backup Manager - Backup erfolgreich 7. Schritt – Ende des Assistenten

Die Auswahl der zu sichernden Daten ist abgeschlossen. Es wird Ihnen nochmals angezeigt, welches Profil gesichert wird.

Backup der Daten

Starten Sie das Anlegen des Outlook Backups mit FERTIG STELLEN.

 

Eine Status- und Fortschrittsanzeige sowie ein entsprechendes Icon vor der zu sichernden Option geben Ihnen Aufschluss über den Verlauf des Backups.

Nachdem das Backup angelegt wurde, können Sie mit BEENDEN den Wizard verlassen oder sich mit REPORT Informationen zu den gesicherten Daten anzeigen lassen.

Report

Der Report zeigt Ihnen ausführlich an, welche Daten in das Backup aufgenommen worden sind.

Über die Schaltfläche DRUCKEN können Sie den Report auf den im System festgelegten Standarddrucker ausgeben lassen.

Verlassen Sie die Sicherung mit einem Klick auf BEENDEN.

Die soeben erstellte Backupdatei finden Sie in dem im ersten Dialog festgelegten Ordner. Der Dateiname besteht aus der Bezeichnung des gesicherten Profils, sowie dem Datum und der Uhrzeit der Sicherung. Die Dateierweiterung lautet *.lbm (Lookeen Backup Manager).