Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

Größtenteils werde die Outlook Daten in der Datendatei gespeichert. Es gibt jedoch zwei unterschiedliche Dateien.

• PST-Datei: Für POP3, HTTP, und IMAP Konten
• OST-Datei: Für Exchange Konten

Wir möchten un heute den PST-Dateien widmen:

Folgende Daten werden in der PST-Datei gespeichert:

1. Emails
2. Aufgaben
3. Termine
4. Notizen
5. Jounaleinträge
6. Alle selbst angelegten Ordner

Folgende Daten werden nicht in der PST-Datei gespeichert:

1. Druckereinstellungen
2. Kategorien
3. Regeln
4. Seiteneinstellungen
5. Signaturen
6. Adressen

Zur Datensicherung müssen diese Daten gesondert gesichert werden.

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Outlook wird immer langsamer ?
Dieses Phänomen sieht man bei vielen Outlook-Nutzern. Da die meisten Personen nur eine PST-Datei nutzen wird diese immer größer und Outlook benötig immer mehr Zeit. Sie sollten deshalb mehrere PST-Dateien für mehrere Konten anlegen:

Größenbeschränkungen:
Outlook 2003: 2 Gigabyte
Outlook 2007: 20 Gigabyte

Einsatzgebiete für mehrere PST-Dateien:

• Mehrere Nutzer teilen sich eine Outlook INstallation. Jeder Nutzer verwendet ein eigenes Profil und eine eigen PST
• MAn legt sich einfach zwi PST-Dateien an. Eine für Konto A eine für Konto B.

Wie lege ich eine neue PST-Datei an?

1. Datei –> Menü –> Neu –> Outlook Datendatei
2. Gewünschte Version auswählen (Persönlicher Ordner)

Morgen erfahren Sie wie ise den Speicherort der PST Datei individuell festlegen.

Eine Outlook Installation kann auch für mehrere Personen genutzt werden. Dafür ist es allerdings notwendig, dass die Daten streng getrennt werden.

Wer möchte schon, dass Emails und Kalenderdaten von anderen eingesehen und verändert werden können.

Dank unterschiedlicher Profile in Outlook ist diese Trennung aber machbar. Und so wirds gemacht:

1. Neues Profil in der Windows Systemsteuerung anlegen. In der klassischen Ansicht Mail wählen, dann auf Profile anzeigen klicken

   

2. Klicken Sie nun hinzufügen um ein neues Profil anzulegen
3. Geben Sie den Profilnamen ein (Dieser Name sollte eindeutig sein)
4. Beim nachfolgenden Fenster müssen sie Ihre Email-Daten eingeben. Wie das funktioniert finden sie auch hier im Blog.

   

5. Mit Fertigstellen haben sie ein neues Email Konto angelegt

Die eingerichteten Profile werden in der Systemsteuerung angezeigt und sie haben folgende Optionen:

• Zu verwendendes Profil bestätigen: Bei jedem Start von Outlook wird gefragt welches Profil sie öffnen möchten
• Immer dieses Profil verwenden: Das ausgewählte Profil wird automatisch benutzt.

Während Outlook gestartet ist, ist kein Profilwechsle möglich.

Die meisten von uns besitzen ein Emailkonto bei einem Freemail Anbieter. Sie möchten diese Verwaltung nun endlich über Outlook konfigurieren.. Wir zeigen Ihnen heute die Einstellungen.

Das Zauberwort zur Verwaltung heißt POP3:

1. Extras-Menü Kontoeinstellungen öffnen
2. Register Email-Neu klicken
3. Makrieren Sie als Emaildienst Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP. Klicken Sie weiter
4. Geben Sie Ihre Email Kontodaten und Passwort ein
5. Automatische Konfiguration wirde versucht.
6. Sollte keine Verbindung möglich sein müssen Sie die Einstellungen manuell konfigurieren. Tragen Sie dazu die passenden Verbindungsparameter ein.

1&1:

Posteingangsserver: PO3: pop.1und1.de IMAP: imap.1und1.de
Postausgangsserver: smtp.1und1.de
Benutzername: Ihr Benutzername (Paketnummer)
Besonderheit: Verwendet SMTP-Authentifizierung

Continue reading “Outlook – Web.de, GMX & Co verwalten”

Der neue Kontoerstellungs-Assistent von Outlook ist eine echte Erleichterung um ein neues Outlook Konto zu erstellen. Pop3 und SMTP Server werden automatisch ermittelt. Man muss lediglich Benutzernamen, Email-Adresse und Passwort eingeben.

Der einzige Wermutstropfen liegt darin, dass der Assistent nicht alle Emailanbieter und deren Servereinstellungen kennt.

Assistent nutzen:

1. Assistent über Extras / Kontoeinstellungen aufrufen
2. Auf Neu klicken
3. Microsoft Exchange, Pop3, IMAP oder HTTP markieren und mit weiter bestätigen. Continue reading “Outlook – Neues Email Konto anlegen”

Kontoeinstellungen aus Thunderbird können nicht importiert werden.

Importieren von Adressen

kein direkter Import aus Thunderbird möglich, Umweg über Outlook Express nötig.

1. Extras Menü im Thunderbird Adressbuch öffnen, Extras klicken und Exportieren
2. Name für Datei vergeben und auf Festplatte speichern
3. Mit Outlook Express über Datei / Importieren / Anderes Adressbuch / LDIF / LDAP Datenaustauschformat die gespeicherte Datei importieren
4. Jetzt müssen nur noch die Outlook Express Daten importiert werden –> Datei Importieren
5. Internet Mail und Adressen importieren auswählen und weiter klicken …
   –> Einstellungen aus Outlook importieren
6. Nachrichten importieren und Regeln importieren deaktivieren, Outlook Express markieren und weiter wählen
7. Erstellen von Duplikaten auswählen und Fertig stellen wählen

E-Mail Einstellungen und die Übernahme des Adressbuchs sind sowohl mit Outlook Express und Windows Mail problemlos möglich. Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Durchführung.

Kontoeinstellungen:

1. Outlook/Import/export Assitenten über Datei/ImpotierenExportieren aufrufen
2. Internet Mail Kontoeinstellungen markieren und weiter klicken. Aus der folgenden Liste wählen Sie entweder Outlook Express oder Microsoft Windows Mail aus und klicken auf weiter.
3. Gewünschtes Konto auswählen (Keine Mehrfachauswahl möglich). Mit weiter bestätigen
4. Jetzt können Sie den Anzeigenamen korrigieren (Von-Feld bei Email Versand). Im nächsten Schritt können die Email-Adresse des zu importierenden Kontos verändern. Mit Weiter bestätigen.
5. Korrekturen an Servereinstellunge können hier vorgenommen werden. Im Normalfall stimmen diese Einstellungen aber überein.. Mit weiter kommen Sie zum nächsten Dialog
6. Hier müssen Sie ihr Passwort eingeben, das aus Sicherheitsgründen nicht mit übernommen wird. Mit weiter bestätigen
7. Wählen sie jetzt die Onlineverbindung

Continue reading “Einstellungen aus Outlook Express und Windows Mail in Outlook übernehmen”

Einzelnen Ordner wie z.B. “Kontakte” oder den Ordner “Kalender” exportieren:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren. Wenn das Menüelement nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Richtungspfeile am unteren Rand des Menüs, und klicken Sie anschließend auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Exportieren in Datei und anschließend auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) und anschließend auf Weiter.
4. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie exportieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, und wählen Sie anschließend den Speicherort für die Datei aus.
6. Geben Sie im Feld Dateiname einen beschreibenden Namen für die Datei an. Klicken Sie anschließend auf OK.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Persönliche Ordner-Datei (.pst) Importieren

1. Auf Menü Datei auf Importieren/Exportieren klicken. Wenn das Menüelement nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Richtungspfeile am unteren Rand des Menüs, und klicken Sie anschließend auf Importieren/Exportieren.
2. Auf Importieren aus anderen Programmen oder Dateien klicken und anschließend auf Weiter.
3. Auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) klicken und anschließend auf Weiter.
4. Geben Sie den Pfad und den Namen der Persönlichen Ordner-Datei (.pst) ein, die Sie importieren wollen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie importieren wollen, oder wählen Sie die oberste Hierarchieebene aus, um alle Elemente zu importieren, und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

Kennen Sie schon die Verteilerliste in Outlook? Diese sind genau dann praktisch und zeitsparend, wenn Sie öfters mal eine E-Mail an einer bestimmten Personengruppe verschicken müssen. Denn mit der Verteilerliste brauchen Sie nicht jedes Mal die E-Mail Adressen einzeln in die Empfängerliste klicken.

Sie können sich die Verteilerliste wie einen einzelnen Kontakt vorstellen, der beliebig viele E-Mail Adressen beinhaltet.

So legen Sie eine Verteilerliste in Outlook an Continue reading “Outlook Tipp – Mit Verteilerlisten Zeit sparen”

Mit Outlook können Sie weitaus mehr als nur Ihre E-Mails abrufen oder Termine verwalten. Genauer gesagt können Sie mit Outlook sogar im Internet surfen. Zumindest zum Teil, einen Browser ersetzt es trotzdem nicht.

In Outlook können Sie eine Liste der Internetseiten erstellen, die Sie häufig brauchen. Ebenso können Sie später direkt aus Outlook auf die Seiten springen.

1.) Gehen Sie in Outlook auf Wechseln zu – Verknüpfungen. (Shortcut: Strg+7).

2.) Anschließend klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen.

3.) Geben Sie nun einen Namen in dem angezeigten Balken ein, hier z.B. Favoriten

4.) Sie können nun beliebig viele Adressen von Internetseiten in diese Gruppe ziehen. Öffnen Sie dazu Ihren Internet Explorer und gehen Sie auf die Seite, die Sie zu Ihrer neuen Gruppe hinzufügen möchten. Klicken Sie in der Adresszeile des Browsers auf das Symbol links vor der Adresse. Ziehen Sie die Adresse mit gedrückter linker Maustaste in das Outlookfenster zu Ihrer Gruppe.

Ein Klick auf die entsprechende Seite genügt und Sie können sie direkt in Outlook aufrufen. Möchten Sie die Verknüpfung umbenennen (z.B. in syncing.net) klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Adresse und wählen Sie die Option Verknüpfung umbenennen.

Ärgern Sie sich auch manchmal, wenn eine Nachricht aus Ihrem Postfach verschwunden ist, weil Sie sie schon Zuhause auf Ihr Mailprogramm geladen haben? Mit Outlook können Sie dafür sorgen, dass Kopien Ihrer Nachrichten auf dem E-Mail-Server bleiben.

1. Gehen Sie in Outlook auf Extras/E-Mail-Konten.
2. Klicken Sie auf weiter.
3. Öffnen Sie mit einem Doppelklick das Konto, für das Sie die Änderungen vornehmen möchten.
4. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
5. Gehen Sie zur Registerkarte Erweitert. Markieren Sie das Kästchen neben Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen.
6. Bestätigen mit OK-weiter-Fertig stellen.

Ab sofort können Sie ganz normal Ihre E-Mails mit Outlook abrufen, mit einem kleinen Unterschied: Ihr E-Mail-Server behält eine Kopie aller Nachrichten für sich. So können Sie jederzeit und überall auf sämtliche Ihrer E-Mails zugreifen.