Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

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Da man heutzutage viele E-Mails bekommt, ist es sinnvoll, die Verwaltung der Mails zu automatisieren. Der Regelassistent von Microsoft Outlook bietet eine solche Möglichkeit. Mit ihm kann man beispielsweise eingehende E-Mails in eine bestimmte Ordnerstruktur verschieben oder andere Aktionen automatisch ausführen lassen, beispielsweise die Mail drucken oder per Skript weiterverarbeiten.

Bei den Regeln, die man mit dem Assistenten aufstellen kann, unterscheidet man zwischen client- und servergespeicherten Regeln. Servergespeicherte Regeln werden bereits auf dem Server ausgeführt, clientgespeicherte erst bei Ausführung des E-Mail-Clients. Die Einordnung einer Regel als Client- oder Serverregel erfolgt automatisch. Ein Beispiel für eine Serverregel wäre das Verschieben einer Maildatei auf dem Server, ein Beispiel für eine Clientregel das Speichern auf dem lokalen Rechner. Die Regeln werden in der Reihenfolge abgearbeitet, wie sie definiert wurden. Es kann manchmal sinnvoll sein, die Option “keine weitere Regel verwenden” zu aktivieren, da es sonst dazu kommen kann, dass Regeln mehrfach angewandt werden.

Für das Nutzen des Regelassistenten unter Outlook muss man ein Konto eingerichtet haben und sich in einem Order (z.B. Posteingang) befinden. Die Regeln richtet man nun folgendermaßen ein: Als erstes wählt man im Menü “Extras” den “Regelassistent” oder “Regeln und Benachrichtigungen” aus und folgt dann dem Regelassistenten. Es muss ausgewählt werden, ob die Regel auf eingehende oder ausgehende E-Mails angewendet werden soll. Dann legt man die Bedingungen fest, die die E-Mail erfüllen muss, damit die Regel auf sie angewendet wird. Mehrere Bedingungen können UND- oder ODER-verknüpft werden, auch kann eine Negation genutzt werden. Als nächstes wird ausgewählt, was dann mit der E-Mail passieren soll, also die Aktion. Je nachdem, ob anfangs eingehende oder ausgehende E-Mails gewählt wurde, stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Regeln unter Outlook können auch importiert oder exportiert werden. Dazu klickt man beim Startfenster des Regelassistenten auf “Optionen”. Jetzt können Regeln per Knopfdruck importiert/exportiert werden. Zum Deaktivieren von Regeln entfernt man die Häkchen aus den Kästen vor den Regeln. Natürlich können Regeln ebenso gelöscht, kopiert, umbenannt und geändert werden. Dazu stehen die entsprechenden Schalter im Regelmenü zur Verfügung.

Wiederherstellung von gelöschten und beschädigten Emails & Outlook-Daten!

Kennen Sie folgende Outlook-Fehlermeldungen?

* Zugriff auf Outlook.pst – 0×80040116 nicht möglich
* Unbekannte Fehlfunktion: 0×80040119
* Die Outlook-Datei .pst hat ihre maximale Grösse von 2GB erreicht

Foto-Show Stellar Phoenix Outlook PST Repair

Wenn ja, dann hilft Ihnen Stellar Phoenix Outlook PST Repair beim schnellen Reparieren und Wiederherstellen Ihrer beschädigten oder gelöschten PST-Outlook-Dateien. Für viele Nutzer von Microsoft Outlook wäre der Verlust ihrer Emails oder Kontakte der “GAU”, der größte anzunehmende Unfall schlechthin. Mit Stellar Phoenix Outlook PST Repair können Daten aus beschädigten oder defekten Microsoft Outlook Dateien repariert und wieder hergestellt werden. Microsoft Outlook speichert E-Mail -Nachrichten, Kontakte, Notizen und individuelle Ordner in einer Datei im .pst-Format. Outlook PST Repair scannt zunächst die beschädigte .pst-Datei, rettet die Daten und speichert sie in einer neuen benutzbaren .pst-Datei ab. Außerdem ermöglicht Outlook PST Repair versehentlich gelöschte und dann aus dem Ordner “Gelöschte Nachrichten” in Outlook entfernte Nachrichten wieder herzustellen.

Stellar Phoenix Outlook PST Repair rettet folgende Outlook-Eigenschaften und stellt sie wieder her:

* Mails mit Anlagen
* Notizen
* Kalender
* Kontakte
* Aktivitäten
* Tagebuch
* Entwürfe

Besonderheiten von Stellar Phoenix Outlook PST Repair:

* Stellt Emails, Datei-Anhänge, Ordner, Kontaktdaten, Kalender, Aufgabenplaner, Notizen etc. wieder her
* Daten-Recovery von gelöschten oder beschädigten Emails
* Exportiert verlorene Daten in eine neue PST-Outlook-Datei
* Unterstützt MS Outlook 97, 98, 2000, 2002, XP, 2003 und 2007
* Auch durch Passwort geschützte Dateien werden wieder hergestellt
* Formatierungen aus RTF und HTML Nachrichten werden wieder hergestellt
* Ermöglicht das Wiederherstellen von Daten aus verschlüsselten Dateien
* Auch pst Dateien, die größer als 2GB sind, können repariert werden
* Anlagen von gelöschten Mails können wieder hergestellt werden
* Die geretteten Nachrichten können in einer .pst Datei auf einer beliebigen Festplatte abgespeichert werden (auch im Netzwerk), die vom Betriebssystem erkannt wird.
* Ein einziges Profil für individuelle PST Dateien kann geschaffen werden.
* Ermöglicht, mehrere PST Dateien gleichzeitig zu reparieren.

Systemvoraussetzungen

* Microsoft Windows® 7, Vista™ XP, 2003, 2000 und NT4 (SP6)
* MS Outlook 2007, 2003, 2002(XP), 2000, 98
* Pentium™ Prozessor
* 512 MB RAM Arbeitsspeicher
* 50 MB Festplattenspeicher
* Internet Explorer 5 oder neuer

Hier finden Sie die Vollversion

Größtenteils werde die Outlook Daten in der Datendatei gespeichert. Es gibt jedoch zwei unterschiedliche Dateien.

• PST-Datei: Für POP3, HTTP, und IMAP Konten
• OST-Datei: Für Exchange Konten

Wir möchten un heute den PST-Dateien widmen:

Folgende Daten werden in der PST-Datei gespeichert:

1. Emails
2. Aufgaben
3. Termine
4. Notizen
5. Jounaleinträge
6. Alle selbst angelegten Ordner

Folgende Daten werden nicht in der PST-Datei gespeichert:

1. Druckereinstellungen
2. Kategorien
3. Regeln
4. Seiteneinstellungen
5. Signaturen
6. Adressen

Zur Datensicherung müssen diese Daten gesondert gesichert werden.

Sie möchten Ihr Outlook PST-Daten auf mehreren Rechnern verfügbar haben ? Unser Tipp: SYNCING.NET – Outlook Synchrinsation (Kostenlos 30 Tage testen oder sofort bei uns kaufen und 20% sparen, einfach email an info@outlook-backup.com)

Hier gehts zum Download von SYNCING.NET

Outlook wird immer langsamer ?
Dieses Phänomen sieht man bei vielen Outlook-Nutzern. Da die meisten Personen nur eine PST-Datei nutzen wird diese immer größer und Outlook benötig immer mehr Zeit. Sie sollten deshalb mehrere PST-Dateien für mehrere Konten anlegen:

Größenbeschränkungen:
Outlook 2003: 2 Gigabyte
Outlook 2007: 20 Gigabyte

Einsatzgebiete für mehrere PST-Dateien:

• Mehrere Nutzer teilen sich eine Outlook INstallation. Jeder Nutzer verwendet ein eigenes Profil und eine eigen PST
• MAn legt sich einfach zwi PST-Dateien an. Eine für Konto A eine für Konto B.

Wie lege ich eine neue PST-Datei an?

1. Datei –> Menü –> Neu –> Outlook Datendatei
2. Gewünschte Version auswählen (Persönlicher Ordner)

Morgen erfahren Sie wie ise den Speicherort der PST Datei individuell festlegen.

Eine Outlook Installation kann auch für mehrere Personen genutzt werden. Dafür ist es allerdings notwendig, dass die Daten streng getrennt werden.

Wer möchte schon, dass Emails und Kalenderdaten von anderen eingesehen und verändert werden können.

Dank unterschiedlicher Profile in Outlook ist diese Trennung aber machbar. Und so wirds gemacht:

1. Neues Profil in der Windows Systemsteuerung anlegen. In der klassischen Ansicht Mail wählen, dann auf Profile anzeigen klicken

   

2. Klicken Sie nun hinzufügen um ein neues Profil anzulegen
3. Geben Sie den Profilnamen ein (Dieser Name sollte eindeutig sein)
4. Beim nachfolgenden Fenster müssen sie Ihre Email-Daten eingeben. Wie das funktioniert finden sie auch hier im Blog.

   

5. Mit Fertigstellen haben sie ein neues Email Konto angelegt

Die eingerichteten Profile werden in der Systemsteuerung angezeigt und sie haben folgende Optionen:

• Zu verwendendes Profil bestätigen: Bei jedem Start von Outlook wird gefragt welches Profil sie öffnen möchten
• Immer dieses Profil verwenden: Das ausgewählte Profil wird automatisch benutzt.

Während Outlook gestartet ist, ist kein Profilwechsle möglich.

Die meisten von uns besitzen ein Emailkonto bei einem Freemail Anbieter. Sie möchten diese Verwaltung nun endlich über Outlook konfigurieren.. Wir zeigen Ihnen heute die Einstellungen.

Das Zauberwort zur Verwaltung heißt POP3:

1. Extras-Menü Kontoeinstellungen öffnen
2. Register Email-Neu klicken
3. Makrieren Sie als Emaildienst Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP. Klicken Sie weiter
4. Geben Sie Ihre Email Kontodaten und Passwort ein
5. Automatische Konfiguration wirde versucht.
6. Sollte keine Verbindung möglich sein müssen Sie die Einstellungen manuell konfigurieren. Tragen Sie dazu die passenden Verbindungsparameter ein.

1&1:

Posteingangsserver: PO3: pop.1und1.de IMAP: imap.1und1.de
Postausgangsserver: smtp.1und1.de
Benutzername: Ihr Benutzername (Paketnummer)
Besonderheit: Verwendet SMTP-Authentifizierung

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Der neue Kontoerstellungs-Assistent von Outlook ist eine echte Erleichterung um ein neues Outlook Konto zu erstellen. Pop3 und SMTP Server werden automatisch ermittelt. Man muss lediglich Benutzernamen, Email-Adresse und Passwort eingeben.

Der einzige Wermutstropfen liegt darin, dass der Assistent nicht alle Emailanbieter und deren Servereinstellungen kennt.

Assistent nutzen:

1. Assistent über Extras / Kontoeinstellungen aufrufen
2. Auf Neu klicken
3. Microsoft Exchange, Pop3, IMAP oder HTTP markieren und mit weiter bestätigen. Diesen Beitrag weiterlesen »

Kontoeinstellungen aus Thunderbird können nicht importiert werden.

Importieren von Adressen

kein direkter Import aus Thunderbird möglich, Umweg über Outlook Express nötig.

1. Extras Menü im Thunderbird Adressbuch öffnen, Extras klicken und Exportieren
2. Name für Datei vergeben und auf Festplatte speichern
3. Mit Outlook Express über Datei / Importieren / Anderes Adressbuch / LDIF / LDAP Datenaustauschformat die gespeicherte Datei importieren
4. Jetzt müssen nur noch die Outlook Express Daten importiert werden –> Datei Importieren
5. Internet Mail und Adressen importieren auswählen und weiter klicken …
   –> Einstellungen aus Outlook importieren
6. Nachrichten importieren und Regeln importieren deaktivieren, Outlook Express markieren und weiter wählen
7. Erstellen von Duplikaten auswählen und Fertig stellen wählen

E-Mail Einstellungen und die Übernahme des Adressbuchs sind sowohl mit Outlook Express und Windows Mail problemlos möglich. Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Durchführung.

Kontoeinstellungen:

1. Outlook/Import/export Assitenten über Datei/ImpotierenExportieren aufrufen
2. Internet Mail Kontoeinstellungen markieren und weiter klicken. Aus der folgenden Liste wählen Sie entweder Outlook Express oder Microsoft Windows Mail aus und klicken auf weiter.
3. Gewünschtes Konto auswählen (Keine Mehrfachauswahl möglich). Mit weiter bestätigen
4. Jetzt können Sie den Anzeigenamen korrigieren (Von-Feld bei Email Versand). Im nächsten Schritt können die Email-Adresse des zu importierenden Kontos verändern. Mit Weiter bestätigen.
5. Korrekturen an Servereinstellunge können hier vorgenommen werden. Im Normalfall stimmen diese Einstellungen aber überein.. Mit weiter kommen Sie zum nächsten Dialog
6. Hier müssen Sie ihr Passwort eingeben, das aus Sicherheitsgründen nicht mit übernommen wird. Mit weiter bestätigen
7. Wählen sie jetzt die Onlineverbindung

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Einzelnen Ordner wie z.B. “Kontakte” oder den Ordner “Kalender” exportieren:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren. Wenn das Menüelement nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Richtungspfeile am unteren Rand des Menüs, und klicken Sie anschließend auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Exportieren in Datei und anschließend auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) und anschließend auf Weiter.
4. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie exportieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, und wählen Sie anschließend den Speicherort für die Datei aus.
6. Geben Sie im Feld Dateiname einen beschreibenden Namen für die Datei an. Klicken Sie anschließend auf OK.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Persönliche Ordner-Datei (.pst) Importieren

1. Auf Menü Datei auf Importieren/Exportieren klicken. Wenn das Menüelement nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Richtungspfeile am unteren Rand des Menüs, und klicken Sie anschließend auf Importieren/Exportieren.
2. Auf Importieren aus anderen Programmen oder Dateien klicken und anschließend auf Weiter.
3. Auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) klicken und anschließend auf Weiter.
4. Geben Sie den Pfad und den Namen der Persönlichen Ordner-Datei (.pst) ein, die Sie importieren wollen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie importieren wollen, oder wählen Sie die oberste Hierarchieebene aus, um alle Elemente zu importieren, und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

Kennen Sie schon die Verteilerliste in Outlook? Diese sind genau dann praktisch und zeitsparend, wenn Sie öfters mal eine E-Mail an einer bestimmten Personengruppe verschicken müssen. Denn mit der Verteilerliste brauchen Sie nicht jedes Mal die E-Mail Adressen einzeln in die Empfängerliste klicken.

Sie können sich die Verteilerliste wie einen einzelnen Kontakt vorstellen, der beliebig viele E-Mail Adressen beinhaltet.

So legen Sie eine Verteilerliste in Outlook an Diesen Beitrag weiterlesen »