Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

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Möchten Sie aus einer empfangenen E-Mail zitieren, nutzen Sie am einfachsten den Button Antworten oder die dazugehörige Tastenkombination STRG + R (R=Reply). Dies geht aber nur, wenn die neue E-Mail an den alten Absender gehen soll.

Wenn Sie die neue E-Mail aber jemand anderem schreiben wollen, markieren Sie den Abschnitt und ziehen ihn mit der Maus auf die Schaltfläche „E-Mail“ in der Navigationsleiste.

Outlook erzeugt nun eine neue E-Mail und fügt den Text gleich ein.

Natürlich könnten Sie alternativ auch den Button Weiterleiten oder das Tastenkürzel STRG+F (F=Forward) verwenden, dann fügt Outlook aber den gesamten Text der Originalnachricht in die neue ein.

Kennen Sie das auch? Sie bekommen eine E-Mail, die an mehrere Adressen via cc-Feld gleichzeitig verschickt wurde. Zu Ihrem Ärger können Sie nun jede einzelne E-Mail Adresse der Empfänger aus dem Briefkopf der Nachricht entnehmen – unter anderem auch Ihre eigene. Das ist nicht gerade vorteilhaft, zumal Sie auch im nicht-virtuellen Leben nie Ihre Adresse an Fremden weitergeben würden.

Das Problem kann auf zwei Weisen gelöst werden. Zum einen könnte man sich als Versender angewöhnen, die E-Mail Adresse in das Bcc-Feld einzutragen. Jeder Empfänger sieht somit nur seine eigene E-Mail Adresse. Im Geschäftsleben aber gibt es Situationen, in denen es wichtig ist, dass man sieht, WER die E-Mail alles bekommen hat. Auch wenn es um die Beantwortung der E-Mail geht, möchte man seine Antwort auch an alle schicken. Es bleibt Ihnen nichts anderes übrig als sämtliche E-Mail Adressen ins cc-Feld einzutragen.

In Outlook jedoch können Sie bestimmen, wie Ihre Kontakte in E-Mails angezeigt werden sollen. So können Sie festlegen, dass nicht die E-Mail Adresse (z.B. mustermann@syncing.net) sondern nur der Name Klaus Mustermann angezeigt wird. Klicken Sie bei einer solchen E-Mail auf allen Antworten bekommen auch alle Empfänger inklusive Absender die Antwortnachricht, auch wenn Sie nicht alle E-Mail Adressen kennen.
Leider gibt es in Outlook keine generelle Option, die für den gesamten E-Mail Versand gilt. Sie müssen somit jeden Kontakt einzeln überarbeiten. Die Mühe lohnt sich jedoch und Ihre Empfänger werden es Ihnen danken. Diesen Beitrag weiterlesen »

Nicht jeder mag es, seine Termine in einen elektronischen Kalender zu speichern. Viele möchten Ihre Planung lieber schwarz auf weiß vor sich auf den Schreibtisch haben. Allerdings ist es nicht nötig, in das nächste Schreibwarengeschäft zu laufen um sich einen Terminkalender zu kaufen. Sie können sich ein leeres Kalenderblatt ganz einfach in Outlook ausdrucken und dann individuell Ihre Termine eintragen und gestalten.

Am einfachsten ist es, wenn Sie neben Ihrem normalen Kalender mit Ihren Termineinträgen noch einen zweiten einrichten, der keinerlei Einträge enthält. Diesen drucken Sie dann aus. Wenn Sie öfter leere Kalenderblätter drucken wollen, behalten Sie den leeren Kalender und blenden ihn aus, damit er nicht stört. Wenn Sie ihn nur für einen Ausdruck brauchen, können Sie ihn anschließend auch wieder löschen.

1. Öffnen Sie das Kalender-Modul. Diesen Beitrag weiterlesen »

Endlich, der neue PC ist da und diesmal sogar mit dem „richtigen“ Outlook vorinstalliert. Davor haben Sie sich auf Ihrem alten PC mit dem weniger umfangreichen Outlook Express begnügt. Stellt sich jetzt nur die Frage, wie Sie Ihre E-Mails vom alten auf den neuen PC bekommen, sprich aus Outlook Express in Outlook? Die Antwort liefern wir Ihnen heute in unserem Outlook-Tipp des Tages.

Installieren Sie Outlook auf einem PC, auf dem Sie schon mit Outlook Express arbeiten, werden Sie normalerweise gefragt, ob Sie die Daten aus Outlook Express übernehmen wollen. Dies ist leider nicht so einfach, wenn Sie Outlook Express auf einem anderen PC benutzt haben. Ein direkter Import in Outlook ist somit nicht möglich. Diesen Beitrag weiterlesen »

Wussten Sie, dass Sie häufig genutzte Dokumente in Ihrem Outlook-Menü öffnen können? Damit sparen Sie sich lästiges Klicken durch die Ordner und natürlich – wie immer – sehr viel Zeit. Wie das geht, dass zeige ich Ihnen jetzt.

So erstellen Sie ein neues Menü, von dem Sie auf beliebig viele Dokumente zugreifen können

1. Gehen Sie im Menü auf Extras – Anpassen – Registerkarte Befehle

2. Im linken Bereich (Kategorien) wählen Sie Neues Menü aus



3. Jetzt ziehen Sie einfach mit gedrückter linker Maustaste den Befehl Neues Menü aus dem rechten Bereich (Befehle) auf einen beliebigen Platz in der Menüleiste Diesen Beitrag weiterlesen »

Kennen Sie schon die Verteilerliste in Outlook? Diese sind genau dann praktisch und zeitsparend, wenn Sie öfters mal eine E-Mail an einer bestimmten Personengruppe verschicken müssen. Denn mit der Verteilerliste brauchen Sie nicht jedes Mal die E-Mail Adressen einzeln in die Empfängerliste klicken.

Sie können sich die Verteilerliste wie einen einzelnen Kontakt vorstellen, der beliebig viele E-Mail Adressen beinhaltet.

So legen Sie eine Verteilerliste in Outlook an Diesen Beitrag weiterlesen »

 

Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients sowohl im beruflichen, als auch zunehmend im privaten Umfeld. Dem User wird eine Vielzahl von Features und Möglichkeiten geboten, die tägliche Flut an elektronischer Post zu bewältigen. Dabei steht schon längst nicht mehr nur das Empfangen und Versenden von E-Mails im Vordergrund. Features wie Kalender- und Aufgabenfunktion, Adressverwaltung, To-Do-Listen, Verteilerlisten und Notizfunktionen machen Outlook zu einem modernen Kommunikationsmanager.
So allgegenwärtig wie die Vorteile die, die Nutzung von Outlook mit sich bringt, sind auch die Klagen der Anwender über komplizierte Funktionalitäten.

 

Doch Outlook-Frust muss garnicht erst entstehen. Den durch Zusatztool und einfache Systemanpassungen werden Fehler schnellstmöglich behoben und Outlook arbeitet zuverlässig.

 

Mit den folgenden Tipps und AddIns können Sie ihr Outlook schneller, stabiler und komfortabler machen. Alle Anleitungen beziehen sich auf Outlook 2007. In vielen Funktionen stimmen die Funktionalitäten jedoch mit älteren Versionen überein.

 

 

Tipps für ein besseres Outlook

Mehr Schnelligkeit für Outlook

 

Problem: Outlook ist langsam, der Ladevorgang dauert lange und beim Verschicken und Empfangen von E-Mails arbeitet Outlook zu schwerfällig.

 

Lösung: Der Ansatzpunkt für dieses Problem ist die PST-Datei. Die PST-Datei muss zunächst einmal regelmäßig bereinigt werden. Zudem ist es ratsam die aktuellen Patches aus den Windows-Updates zu installieren.

 

Die Erfahrung hat ebenfalls gezeigt, dass Fax-Services von Windows XP Outlook bremsen können. Daher sollte dieses Feature, falls es nicht genutzt wird, entfernt werden. Dies kann man über Systemsteuerung/Software/Windows-Komponente hinzufügen-entfernen/Faxdienste einstellen.
Das Gleiche gilt für den Business Content Manager. Dieser lässt sich auf die gleiche Weise deinstallieren. Zusätzlich sollte man immer seine RSS-Feeds kontrollieren. RSS-Dienste die nicht benötigt werden belasten Outlook zusätzlich und sollten abbestellt werden. Über Extras/Account-Einstellungen/RSS-Feeds können Sie die betreffenden Feeds ausschalten.

 

 

Instabilität des Systems vermeiden

 

Problem: Durch das häufige Empfangen und Versenden von Anhängen wächst die PST-Datei stetig an, da alle diese Vorgänge dort abgespeichert werden.

 

Lösung: Zunächst sollte man Mails mit besonders großen Datenmengen identifiziert und überflüssige Dateien löschen. Diese „großen“ Nachrichten findet man unter „Suchordner“. Dort werden alle Mails die größer als 100 KB sind gespeichert.

 

Falls die Anhänge noch benötigt werden, speichern Sie diese auf der Festplatte. Danach können Sie die E-Mail wieder öffnen und den Anhang daraus löschen. Auch das Durchforsten des Outlook Papierkorbes kann die Größe der PST-Datei verringern. Dazu wählt man in Outlook Extras/Postfach aufräumen/Postfachgröße anzeigen. Es werden jetzt alle Ordner, entsprechend ihrer Größe aufgelistet. Ordner die besonders große Datenmengen enthalten können Sie so identifizieren und anschließend nicht benötigte Mails daraus löschen.
Nachdem Sie alle diese Lösungsansätze befolgt haben, muss die PST-Datei selber immer noch von unnötigen Daten befreit werden. Um die PST-Datei nun zu verkleinern muss sie komprimiert werden. Via Datei/Datendateiverwaltung öffnet man in Outlook per Doppelklick die „Persönliche Ordner“ und klickt den Menüpunkt „Jetzt komprimieren“ an.

 

 

Problematische AddIns belasten das System zusätzlich

 

Problem: Outlook stürzt ständig ab

 

Lösung: AddIns verursachen häufig Abstürze des Systems, besonders dann wenn eine Kombination verschiedener AddIns angewandt wird. Um herauszufinden welches Zusatztool die Outlook-Crashes herbeiführt, sollte Outlook zunächst im abgesicherten Modus gestartet werden. Dazu muss die ausführbare Datei Outlook.exe in der Komando-Zeile gestartet werden: Start/Ausführen.

 

Outlook startet man im abgesicherten Modus mit dem Befehl Outlook.exe/safe. Die Outlook.exe Datei liegt üblicherweise auf dem Pfad C:\Programme\Microsoft Office\Office 12\.
Nachdem Outlook im abgesicherten Modus läuft müssen Sie nun Schritt für Schritt herausfinden welches AddIn Outlook behindert. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

 

1. Herausfinden welche AddIns überhaupt installiert sind

 

2. Eine Liste der AddIns findet sich unter Extras/Vertrauenscenter/AddIns

 

3. Nun werden alle AddIns angezeigt, sortiert nach „Aktive Anwendungs-Add-ins“, „Installierte Anwendungs-Add-ins“ und „Deaktivierte Anwendungs-Add-ins“.

 

4. Nun ist Geduld gefragt, denn auf den ersten Blick ist nicht zu erkennen welches AddIn die Probleme verursacht. Deaktivieren Sie „verdächtige“ AddIns indem Sie das Häkchen, welches vor aktiven AddIns zu sehen ist entfernen. Bestätigen sie mit OK, beenden daraufhin Outlook und starten es im normalen Modus noch einmal. Läuft das Programm ohne Probleme, haben Sie die Ursache des Problems gefunden. Falls weiterhin Probleme mit Outlook auftreten müssen Sie die Schritte 2.-4. wiederholen, bis die betreffenden AddIns identifiziert und deaktiviert wurden.

 

 

Verbesserte Outlook-Leistung mit den „richtigen“ AddIns

 

Es gibt eine Vielzahl an Zusatz-Tools für Outlook. Nicht jedes ist jedoch hilfreich und belastet gleichzeitig nicht die Leistung von Outlook. Damit Sie Ihrem Outlook wirklich auf die Sprünge helfen und es nicht durch die Kombination verschiedener AddIns lahm legen, haben wir hier einige AddIn-Vorschläge für Sie aufgelistet:

 

OL-Fix: Freeware Hilfsprogramm, welches defekte Outlook-Profile, Kantaktverknüpfungen sowie Links repariert. OL-Fix hilft, wenn Outlook nicht mehr startet, langsam geworden ist oder andere Fehler vermehrt auftreten.

 

Kontakt-Scanner: Kostenpflichtige Erweiterung für Outlook vom TVG-Verlag. Der Kontakt-Scanner erkennt automatisch alle Kontaktinformationen in eingehenden E-Mails wie z. B. Name, Telefonnummer, Faxnummer, Straße, PLZ, Ort, E-Mail- und Website-Adresse und überträgt diese dann auf Wunsch selbständig in die Kontaktdatenbank. Dabei gleicht das Tool bereits bestehende Angaben mit neuen Informationen ab.

 

Xobni: Freeware Programm, welches das Finden von E-Mails, Informationen und Kontaktdaten ungemein vereinfacht. Xobni installiert sich als Sidebar in Outlook und stellt Informationen über den Absender einer E-Mail, einen Konversationsverlauf und eine Liste aller Dateien die mit dem Kontakt ausgetauscht wurden dar. Es ist auch möglich sich zusätzlich Telefonnummern und weitere Kontaktinformationen anzeigen zu lassen.

 

MOSA: Von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestelltes AddIn, mit dem es möglich ist SMS-Textnachrichten mit Outlook 2003 und 2007 über die meisten GSM-Mobiltelefone zu versenden, sofern diese mit dem Computer über Infrarot, Bluetooth oder USB verbunden sind. Die SMS-Texte werden in ein Outlook Formular eingegeben und an das Mobiltelefon gesendet.

 

Kopf Outlook Attachment Remover: Freeware Tool, das Anhänge auf der lokalen Festplatte sichert und diese in der E-Mail durch Links die zum original Dokument führen ersetzt. Bei Bedarf kann das Tool automatisch sämtliche Ordner durchsuchen.

 

 

Outlook-Tuning einfach und schnell?

 

Leider gibt es nicht DIE Lösung für alle Outlook Probleme! Es gibt jedoch eine Kombination einiger Faktoren, die wenn sie von den Usern beachtet werden, die Arbeit mit Outlook erheblich erleichtern.
Grundsätzlich sollten Outlook User immer auf folgende Faktoren im Umgang mit Outlook achten:

 

- Überwachung und regelmäßige Bereinigung der PST-Datei.

 

- Nutzen Sie die Windows Updates und installieren sie die bereitgestellten Patches.

 

- Features die nicht benötigt werden wie beispielsweise Fax Services, RSS-Feeds oder der MS Content Manager, sollten zu Gunsten der Outlook-Systemstabilität abgeschaltet werden.

 

- Anhänge mit großen Datenmengen sollten besser zentral auf der Festplatte gespeichert, als in den persönlichen Outlook Ordnern gelagert werden, da diese Datenmengen die Funktion der PST-Datei ebenfalls behindern.

 

- Ungenutzte oder überflüssige AddIns deinstallieren! Kombinationen verschiedener Zusatztools können zur Unstabilität des Systems beitragen.

 

Eine Verteilerliste ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Adressaten, die regelmäßig angeschrieben werden, zusammenzufassen.

 

Hier zeigen wir auf, wie Verteilerlist am effektivsten genutzt werden können.

 

Eine Verteilerliste ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Adressaten, die regelmäßig angeschrieben werden, zusammenzufassen.

 

Hier zeigen wir auf, wie Verteilerlist am effektivsten genutzt werden können.

 

 

Mit Verteilerlisten arbeiten

Eine Verteilerliste enthält E-Mail-Adressen aus den persönlichen Kontakten, einem öffentlichen Kontaktordner oder dem persönlichen Adressbuch. Diese Liste der Empfänger-Adressen wird einmal erstellt und kann dann immer wieder verwendet werden. Wichtige E-Mails können so mehrmals an den relevanten Empfänger-Kreis versandt werden.

 

Verteilerlisten ersparen dem Anwender viel Zeit und erlauben eine eindeutige Zuordnung von E-Mails die an mehr als einen Empfänger gesendet werden.

 

 

Erstellen einer Verteilerliste

1. Wählen Sie Neu/Verteilerliste oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+L

Die Funktion ist auch im Kontextmenü des Ordners „Kontakte“ zu finden.

 

2. Nun muss eine Bezeichnung für die neue Verteilerliste im Dialogfeld „Name“ vergeben werden.

 

3. Als nächstes müssen die E-Mail-Empfänger bestimmt werden, die in die neue Verteilerliste aufgenommen werden sollen. Diese Empfänger können über die Schaltfläche „Mitglieder wählen“

festgelegt werden.

 

4. Rechts oben im sich nun öffnenden Dialog wählt man das Adressbuch aus, aus dem die Kontakte entnommen werden sollen. Es können auch Adressen aus unterschiedlichen Adressbüchern in einer Verteilerliste zusammengefügt werden.

 

Um einen Empfänger der Verteilerliste hinzuzufügen, markiert man den entsprechenden Empfänger und klickt auf die Schaltfläche „Mitglieder“. Um schnell mehrere Mitglieder aus dem Adressbuch auszuwählen, hält man die Taste Strg gedrückt und markiert nacheinander alle gewünschten Adressbucheinträge.

 

Sind alle Empfänger ausgewählt mit „OK“ bestätigen.

 

5. Eine Verteilerliste kann ebenfalls mit einer Notiz versehen werden. Dazu wechselt man zurück in das gleichnamige Register und trägt dort in kurzen Stichpunkten den Zweck der Verteilerliste ein.

 

6. Die Verteilerliste wird danach mit „Speichern und schließen“ gespeichert.

 

 

Adressen, die nicht im Adressbuch stehen, in eine Verteilerliste eintragen

Natürlich lassen sich auch E-Mail-Adressen, die nicht in einem Adressbuch gespeichert sind, in eine Verteilerliste einfügen.

 

1. Vorhandene Verteilerliste öffnen oder neue Verteilerliste erstellen

 

2. Auf Schaltfläche „Neu hinzufügen“ klicken

 

3. Namen des Empfängers in das Feld „Angezeigter Name“ eintragen. Es kann sich hierbei um einen Nachnamen, den kompletten Namen, einen Spitznamen oder ein Pseudonym handeln.

 

E-Mail-Adresse eintragen und mit „OK“ bestätigen.

 

4. Nachdem alle Einträge hinzugefügt wurden, speichern Sie die Verteilerliste erneut.

 

 

Bestehende Verteilerliste ergänzen

Im Ordner „Kontakte“ öffnet man die Verteilerliste, welche ergänzt werden soll, per Doppelklick. Nun können neue Einträge in der Verteilerliste vorgenommen werden. Sind alle Ergänzungen und Korrekturen durchgeführt, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

 

 

E-Mail an eine Verteilerliste senden

Eine vorhandene Verteilerliste wird wie ein Adressbuch verwendet.

 

Zuerst wird die zu versendende Nachricht erstellt. Um diese nun zu versenden drückt man im E-Mail-Editor auf die Schaltfläche „An“ und wählt dort die entsprechende Verteilerliste aus. Eine Verteilerliste kann auch als Empfänger in den Feldern „Cc“ und „Bcc“ einer Nachricht gewählt werden.

 

 

Wichtigkeit (Priorität) einer Verteilerliste festlegen

Die Priorität einer Verteilerliste kann auch „Hoch“ oder „Niedrig“ eingestellt werden.

 

Dazu geht man wie folgt vor:

1. Verteilerliste mit Doppelklick öffnen

 

2. Über Datei/Eigenschaften gelangt man in den Bereich „Optionen“. Dort befindet sich das Auswahlfeld „Wichtigkeit“. Hier wählt man nun die Wichtigkeit „Hoch“ oder „Niedrig“ aus und bestätigt mit „OK“.

 

3. Zum Schluss auf „Speichern und schließen“ klicken.