Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

Größtenteils werde die Outlook Daten in der Datendatei gespeichert. Es gibt jedoch zwei unterschiedliche Dateien.

• PST-Datei: Für POP3, HTTP, und IMAP Konten
• OST-Datei: Für Exchange Konten

Wir möchten un heute den PST-Dateien widmen:

Folgende Daten werden in der PST-Datei gespeichert:

1. Emails
2. Aufgaben
3. Termine
4. Notizen
5. Jounaleinträge
6. Alle selbst angelegten Ordner

Folgende Daten werden nicht in der PST-Datei gespeichert:

1. Druckereinstellungen
2. Kategorien
3. Regeln
4. Seiteneinstellungen
5. Signaturen
6. Adressen

Zur Datensicherung müssen diese Daten gesondert gesichert werden.

Sie möchten Ihr Outlook PST-Daten auf mehreren Rechnern verfügbar haben ? Unser Tipp: SYNCING.NET – Outlook Synchrinsation (Kostenlos 30 Tage testen oder sofort bei uns kaufen und 20% sparen, einfach email an info@outlook-backup.com)

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Outlook wird immer langsamer ?
Dieses Phänomen sieht man bei vielen Outlook-Nutzern. Da die meisten Personen nur eine PST-Datei nutzen wird diese immer größer und Outlook benötig immer mehr Zeit. Sie sollten deshalb mehrere PST-Dateien für mehrere Konten anlegen:

Größenbeschränkungen:
Outlook 2003: 2 Gigabyte
Outlook 2007: 20 Gigabyte

Einsatzgebiete für mehrere PST-Dateien:

• Mehrere Nutzer teilen sich eine Outlook INstallation. Jeder Nutzer verwendet ein eigenes Profil und eine eigen PST
• MAn legt sich einfach zwi PST-Dateien an. Eine für Konto A eine für Konto B.

Wie lege ich eine neue PST-Datei an?

1. Datei –> Menü –> Neu –> Outlook Datendatei
2. Gewünschte Version auswählen (Persönlicher Ordner)

Morgen erfahren Sie wie ise den Speicherort der PST Datei individuell festlegen.

Die meisten von uns besitzen ein Emailkonto bei einem Freemail Anbieter. Sie möchten diese Verwaltung nun endlich über Outlook konfigurieren.. Wir zeigen Ihnen heute die Einstellungen.

Das Zauberwort zur Verwaltung heißt POP3:

1. Extras-Menü Kontoeinstellungen öffnen
2. Register Email-Neu klicken
3. Makrieren Sie als Emaildienst Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP. Klicken Sie weiter
4. Geben Sie Ihre Email Kontodaten und Passwort ein
5. Automatische Konfiguration wirde versucht.
6. Sollte keine Verbindung möglich sein müssen Sie die Einstellungen manuell konfigurieren. Tragen Sie dazu die passenden Verbindungsparameter ein.

1&1:

Posteingangsserver: PO3: pop.1und1.de IMAP: imap.1und1.de
Postausgangsserver: smtp.1und1.de
Benutzername: Ihr Benutzername (Paketnummer)
Besonderheit: Verwendet SMTP-Authentifizierung

Continue reading “Outlook – Web.de, GMX & Co verwalten”

Der neue Kontoerstellungs-Assistent von Outlook ist eine echte Erleichterung um ein neues Outlook Konto zu erstellen. Pop3 und SMTP Server werden automatisch ermittelt. Man muss lediglich Benutzernamen, Email-Adresse und Passwort eingeben.

Der einzige Wermutstropfen liegt darin, dass der Assistent nicht alle Emailanbieter und deren Servereinstellungen kennt.

Assistent nutzen:

1. Assistent über Extras / Kontoeinstellungen aufrufen
2. Auf Neu klicken
3. Microsoft Exchange, Pop3, IMAP oder HTTP markieren und mit weiter bestätigen. Continue reading “Outlook – Neues Email Konto anlegen”

Kontoeinstellungen aus Thunderbird können nicht importiert werden.

Importieren von Adressen

kein direkter Import aus Thunderbird möglich, Umweg über Outlook Express nötig.

1. Extras Menü im Thunderbird Adressbuch öffnen, Extras klicken und Exportieren
2. Name für Datei vergeben und auf Festplatte speichern
3. Mit Outlook Express über Datei / Importieren / Anderes Adressbuch / LDIF / LDAP Datenaustauschformat die gespeicherte Datei importieren
4. Jetzt müssen nur noch die Outlook Express Daten importiert werden –> Datei Importieren
5. Internet Mail und Adressen importieren auswählen und weiter klicken …
   –> Einstellungen aus Outlook importieren
6. Nachrichten importieren und Regeln importieren deaktivieren, Outlook Express markieren und weiter wählen
7. Erstellen von Duplikaten auswählen und Fertig stellen wählen

E-Mail Einstellungen und die Übernahme des Adressbuchs sind sowohl mit Outlook Express und Windows Mail problemlos möglich. Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Durchführung.

Kontoeinstellungen:

1. Outlook/Import/export Assitenten über Datei/ImpotierenExportieren aufrufen
2. Internet Mail Kontoeinstellungen markieren und weiter klicken. Aus der folgenden Liste wählen Sie entweder Outlook Express oder Microsoft Windows Mail aus und klicken auf weiter.
3. Gewünschtes Konto auswählen (Keine Mehrfachauswahl möglich). Mit weiter bestätigen
4. Jetzt können Sie den Anzeigenamen korrigieren (Von-Feld bei Email Versand). Im nächsten Schritt können die Email-Adresse des zu importierenden Kontos verändern. Mit Weiter bestätigen.
5. Korrekturen an Servereinstellunge können hier vorgenommen werden. Im Normalfall stimmen diese Einstellungen aber überein.. Mit weiter kommen Sie zum nächsten Dialog
6. Hier müssen Sie ihr Passwort eingeben, das aus Sicherheitsgründen nicht mit übernommen wird. Mit weiter bestätigen
7. Wählen sie jetzt die Onlineverbindung

Continue reading “Einstellungen aus Outlook Express und Windows Mail in Outlook übernehmen”

Einzelnen Ordner wie z.B. “Kontakte” oder den Ordner “Kalender” exportieren:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren. Wenn das Menüelement nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Richtungspfeile am unteren Rand des Menüs, und klicken Sie anschließend auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Exportieren in Datei und anschließend auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) und anschließend auf Weiter.
4. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie exportieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, und wählen Sie anschließend den Speicherort für die Datei aus.
6. Geben Sie im Feld Dateiname einen beschreibenden Namen für die Datei an. Klicken Sie anschließend auf OK.
7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Persönliche Ordner-Datei (.pst) Importieren

1. Auf Menü Datei auf Importieren/Exportieren klicken. Wenn das Menüelement nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Richtungspfeile am unteren Rand des Menüs, und klicken Sie anschließend auf Importieren/Exportieren.
2. Auf Importieren aus anderen Programmen oder Dateien klicken und anschließend auf Weiter.
3. Auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) klicken und anschließend auf Weiter.
4. Geben Sie den Pfad und den Namen der Persönlichen Ordner-Datei (.pst) ein, die Sie importieren wollen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
5. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie importieren wollen, oder wählen Sie die oberste Hierarchieebene aus, um alle Elemente zu importieren, und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

Outlook Sync Db 2010 Beta verfügbar!

Mit Outlook Sync Db können Sie Outlook / Exchange mit den verschiedensten Datenbanken synchronisieren.

Alle Outlook Elemente wie Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen und Journaleinträge können dabei mit der Datenbank abgeglichen werden.

So sparen Sie Zeit und Geld und Ihre Büro-Organisation wird einfacher:

Zum Beispiel pflegen Sie Ihren Kalender und die Kontakte in Ihrem CRM oder Ihrer Access-Datenbank. Mit Outlook Sync Db exportieren Sie diese Daten nach Outlook bzw. Exchange – nach von Ihnen festzulegenden Regeln. Der Datenabgleich funktioniert in beide Richtungen: Wann immer Sie wollen synchronisieren Sie Ihre Daten, sodass sie in allen Systemen verfügbar sind.

Über die Outlook-Handy-Synchronisation haben Sie die aktuellen und vollständigen Daten auch auf Ihrem Handy zur Verfügung.

Fast jedes Kundenmanagementsystem (CRM) lässt sich mit Outlook synchronisieren. Denn fast alle zugrunde liegenden Datenbanken werden unterstützt, beispielsweise Microsoft SQL-Server, Oracle, mySQL, Microsoft Access, aber auch jede andere Datenbank, für die ein ODBC-Treiber verfügbar ist.

Outlook Sync Db steht in unterschiedlichen Versionen zur Verfügung:

Light: Diese Edition ist kostenlos. Die Synchronisation ist allerdings auf 75 Elemente beschränkt. Sie können jedoch alle Funktionen ohne zeitliche Begrenzung nutzen. Ideal zum Testen.

Standard: Erhältlich für 39 € (1 PC), synchronisiert beliebig viele Elemente in Exchange Postfächern, öffentlichen Ordnern und persönlichen Ordnerdateien. Lediglich der Einsatz direkt auf einem Exchange Server ist mit der Standard-Editon nicht möglich.

Enterprise: Erhältlich ab 249 € (für 10 Postfächer), ist für den Einsatz direkt auf einem Exchange Server vorgesehen.

Outlook Sync Db ist der einfache Weg, um Kundendaten wie Kontakte und Kalender von und nach Outlook bzw. Exchange zu synchronisieren.

Hier gibts die neueste Version zum Download:

Möchten Sie aus einer empfangenen E-Mail zitieren, nutzen Sie am einfachsten den Button Antworten oder die dazugehörige Tastenkombination STRG + R (R=Reply). Dies geht aber nur, wenn die neue E-Mail an den alten Absender gehen soll.

Wenn Sie die neue E-Mail aber jemand anderem schreiben wollen, markieren Sie den Abschnitt und ziehen ihn mit der Maus auf die Schaltfläche „E-Mail“ in der Navigationsleiste.

Outlook erzeugt nun eine neue E-Mail und fügt den Text gleich ein.

Natürlich könnten Sie alternativ auch den Button Weiterleiten oder das Tastenkürzel STRG+F (F=Forward) verwenden, dann fügt Outlook aber den gesamten Text der Originalnachricht in die neue ein.

Kennen Sie das auch? Sie bekommen eine E-Mail, die an mehrere Adressen via cc-Feld gleichzeitig verschickt wurde. Zu Ihrem Ärger können Sie nun jede einzelne E-Mail Adresse der Empfänger aus dem Briefkopf der Nachricht entnehmen – unter anderem auch Ihre eigene. Das ist nicht gerade vorteilhaft, zumal Sie auch im nicht-virtuellen Leben nie Ihre Adresse an Fremden weitergeben würden.

Das Problem kann auf zwei Weisen gelöst werden. Zum einen könnte man sich als Versender angewöhnen, die E-Mail Adresse in das Bcc-Feld einzutragen. Jeder Empfänger sieht somit nur seine eigene E-Mail Adresse. Im Geschäftsleben aber gibt es Situationen, in denen es wichtig ist, dass man sieht, WER die E-Mail alles bekommen hat. Auch wenn es um die Beantwortung der E-Mail geht, möchte man seine Antwort auch an alle schicken. Es bleibt Ihnen nichts anderes übrig als sämtliche E-Mail Adressen ins cc-Feld einzutragen.

In Outlook jedoch können Sie bestimmen, wie Ihre Kontakte in E-Mails angezeigt werden sollen. So können Sie festlegen, dass nicht die E-Mail Adresse (z.B. mustermann@syncing.net) sondern nur der Name Klaus Mustermann angezeigt wird. Klicken Sie bei einer solchen E-Mail auf allen Antworten bekommen auch alle Empfänger inklusive Absender die Antwortnachricht, auch wenn Sie nicht alle E-Mail Adressen kennen.
Leider gibt es in Outlook keine generelle Option, die für den gesamten E-Mail Versand gilt. Sie müssen somit jeden Kontakt einzeln überarbeiten. Die Mühe lohnt sich jedoch und Ihre Empfänger werden es Ihnen danken. Continue reading “Outlook Tipp: Namen ohne E-Mail Adresse in Empfängerliste”

Nicht jeder mag es, seine Termine in einen elektronischen Kalender zu speichern. Viele möchten Ihre Planung lieber schwarz auf weiß vor sich auf den Schreibtisch haben. Allerdings ist es nicht nötig, in das nächste Schreibwarengeschäft zu laufen um sich einen Terminkalender zu kaufen. Sie können sich ein leeres Kalenderblatt ganz einfach in Outlook ausdrucken und dann individuell Ihre Termine eintragen und gestalten.

Am einfachsten ist es, wenn Sie neben Ihrem normalen Kalender mit Ihren Termineinträgen noch einen zweiten einrichten, der keinerlei Einträge enthält. Diesen drucken Sie dann aus. Wenn Sie öfter leere Kalenderblätter drucken wollen, behalten Sie den leeren Kalender und blenden ihn aus, damit er nicht stört. Wenn Sie ihn nur für einen Ausdruck brauchen, können Sie ihn anschließend auch wieder löschen.

1. Öffnen Sie das Kalender-Modul. Continue reading “Outlook-Tipp: Leeres Kalenderblatt drucken”