Personalisierte Serienemails mit Outlook erstellen und versenden
QNewsLetter ist ein leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Newsletter Programm für Serien-Emails mit Outlook. Erstellen Sie mit Hilfe eines erweiterten Outlook-Formulars personalisierte Serien-Emails.
Beim Versenden wird pro Empfänger automatisch eine E-Mail erstellt und der Text (z.B. Name und Anrede) individuell in den Text eingesetzt. Sie können dabei beliebige Felder einsetzen, auch benutzerdefinierte. Als Datenquelle werden Outlook-Kontakte verwendet, durch die leistungsfähige Selektion können zum Beispiel alle Empfänger in allen Ordnern gewählt werden, welche zu einer Kategorie gehören.
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Kommunikation per Newsletter
QNewsLetter ist kompatibel mit Microsoft Outlook, Windows, Microsoft Exchange und Windows Server Plattformen. Generell gilt, QNewsLetter arbeitet als Outlook Add-in mit allen Windows-Versionen ab 95 und allen Outlook-Versionen ab 97 zusammen und hat sich auch auf Exchange- und Windows Server Plattformen bewährt.
Verschaffen Sie sich einen Gesamtüberblick – In der folgenden Zusammenfassung sind die wichtigsten Merkmale von QNewsLetter dargestellt. Continue reading “QNewsLetter – Newsletter E-Mail Marketing Programm für Outlook”
Donnerstag, 9. Juli 2009
Erscheint bei Ihnen auch regelmäßig beim Öffnen Ihres Outlooks ein Dialogfeld namens AutoArchivierung. Die meisten Menschen wissen nicht, was sich dahinter verbirgt. Meistens behandelt man das Dialogfeld wie ein lästiges Pop-Up-Fenster und bestätigt es. Später wundern sich dann die meisten Nutzer, dass Daten aus dem Persönlichen Ordner scheinbar verschwunden sind.
Die AutoArchivierung ist in Outlook standardmäßig aktiviert. Im Grunde bedeutet sie nichts anderes als das Verschieben von Elementen, die ein bestimmtes „Verfallsdatum“ erreicht haben, in einen Archivordner.
Wohin werden die Dateien verschoben?
Der Archivordner ist eine pst-Datei. Unter Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung können Sie den Pfad der pst-Datei bestimmen. (Outlook 2007)
Bei früheren Outlook Versionen gehen Sie einfach auf Extras – Dienste – Hinzufügen.
Wie nutze ich die AutoArchivierung sinnvoll?
Die AutoArchivierung dient hauptsächlich dazu, den Persönlichen Ordner zu entlasten und den Überblick über die Datenflut zu behalten. In regelmäßigen Intervallen können Sie nicht mehr benötigte Outlook Elemente automatisch verschieben oder sogar löschen.
Sie können die AutoArchivierung auf drei Arten einstellen und individuell Ihren Bedürfnissen anpassen.
1. Die manuelle AutoArchivierung
Über Datei – Archivieren können Sie jeden beliebigen Ordner archivieren.
Hier können Sie das „Verfallsdatum“ festlegen und den Speicherort des Archivordners bestimmen.
2. Die allgemeine AutoArchivierung
Um lästiges Klicken zu vermeiden können Sie das Ganze auch automatisieren. Gehen Sie dazu den schon bereits bekannten Weg: Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung.
Hier kann bestimmt werden:
- In welchem Zeitintervall archiviert werden soll. (Autoarchivierung alle xxx Tage)
- In welche Datei archiviert werden soll. (Alte Elemente verschieben nach)
- Ob über Durchsuchen eine andere, selbst erstellte pst Datei als Archivdatei genutzt werden soll.
- Ob die archivierten Datensätze verschoben oder gelöscht werden sollen. (Alte Elemente endgültig löschen)
3. Die individuelle AutoArchivierung
Vielleicht möchten Sie für jedes Outlook Element (Kontakte, Kalender, Posteingang) individuelle Archivierungskriterien festlegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Element (z.B. Posteingang) – Eigenschaften – Register AutoArchivierung.
Markieren Sie die Option Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden.
Desweiteren können Sie hier die gleichen Einstellungen festlegen wie bei den anderen AutoArchivierungs Methoden, nur dass diesmal die Kriterien für einen bestimmten Ordner bzw. für ein bestimmtes Outlook Element gelten.
Die AutoArchivierung richtet sich nach Prioritäten. Die individuelle Archivierung hat dabei vor der allgemeinen Archivierung Priorität. Sprich, wenn Sie für den Posteingang eigene Archivierungskriterien festgelegt haben, die anders sind als die der allgemeinen Archivierung wird Ihr Posteingang nach der individuellen Archivierung behandelt.
Wie deaktiviere ich die AutoArchivierungsfunktion?
Gehen Sie auf Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung.
Entfernen Sie den Haken bei AutoArchivierung.
Dienstag, 7. Juli 2009
Nachdem wir Ihnen im letzten Outlook Tipp die Regelfunktion gezeigt haben, möchten wir Ihnen natürlich die versprochene Hilfe geben, wenn Sie Ihre E-Mail partout nicht mehr finden können. Dafür gibt es in Outlook die Suchfunktion, wiederum aufgeteilt in einer Einfachen Suche und einer Erweiterten Suche. Keine Sorge, wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, was es mit den beiden Suchfunktionen auf sich hat und wie Sie sie nutzen können.
Einfache Suche
Mit der einfachen Suche können Sie den kompletten Text Ihrer Nachrichten nach einem bestimmten Stichwort durchsuchen. Dazu gehört auch der Nachrichtenkopf, weshalb Sie auch Bestandteile des Empfängers oder Absenders in die Suche eingeben können.
Um zur einfachen Suche zu kommen, machen Sie folgendes:
1.) Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Suchen-Symbol. Es wird die Suchen-Leiste eingeblendet.
2.) Im Feld Suchen nach geben Sie das Suchwort ein. Der komplette Text wird somit nach diesem Wort in allen Nachrichten durchsucht.
3.) Im Feld Suchen in können Sie zusätzlich auswählen, in welchem Ordner nach dem Wort gesucht werden soll. Haben Sie mehrere Unterordner im Posteingang, wählen Sie alle aus.
4.) Danach brauchen Sie nur noch auf Suche starten klicken.
5.) Haben Sie Ihre E-Mail gefunden, klicken Sie auf löschen und Sie können die Suche beenden.
Erweiterte Suche
Wurden Sie bei der Einfachen Suche nicht fündig, lohnt es sich auf jeden Fall die Erweiterte Suche zu nutzen. Vor allem wenn Sie mehrere Kriterien haben oder mehrere E-Mails suchen wie z.B. alle E-Mails in einem bestimmten Zeitraum von einer bestimmten Person.
1.) Gehen Sie im Menü Extras – Erweiterte Suche. Schneller geht es mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + F.
2.) Auf der Registerkarte Nachrichten können Sie die Suche genauer definieren:
Suche nach: Hier können Sie das Outlook-Element auswählen, nachdem Sie suchen.
In: Klicken Sie auf Durchsuchen und Sie können mehrere Ordner bestimmen, in dem gesucht werden soll.
Suchen nach (Register Nachrichten): Hier müssen Sie das Suchwort eingeben.
In (Register Nachrichten): Hier legen Sie fest, welcher Bereich des Elements durchsucht werden soll.
Von: Kennen Sie den Absender der gesuchten Nachricht, klicken Sie auf Von und wählen Sie aus dem Adressbuch den Absender aus.
Gesendet: Wenn Sie den Empfänger der gesuchten Nachricht kennen, können Sie diesen hier auswählen. Ebenso können Sie noch festlegen, dass nur in E-Mails gesucht werden soll, in denen Sie als einziger Empfänger in der “An”-Zeile stehen.
Zeit: Hier können Sie den Zeitraum definieren, in dem gesucht werden soll.
3.) Auf der Registerkarte Weitere Optionen finden Sie noch weitere Suchkriterien für Ihre Suche.
4.) In der Registerkarte Erweitert können Sie zusätzlich noch eigene Suchkriterien festlegen.
Hinweis: Je nachdem welche Outlook-Elemente Sie durchsuchen (Nachrichten, Aufgaben, Kontakte, etc.) verändern sich die Auswahloptionen der Erweiterten Suche.
Montag, 6. Juni 2009
… hat bekanntlich die Qual. Sich dieser Qual aber zu stellen, macht gerade bei dem breiten Angebot von Sicherungsprogrammen für Outlook Sinn. Da lohnt es sich schon mal, genauer hinzuschauen, bevor man den Geldbeutel zückt. Denn der Teufel steckt oftmals im Detail.
Wir haben uns für Sie einmal umgeschaut und die gängisten Backup Softwares für Outlook etwas genauer unter die Lupe genommen. Gerade in Outlook befinden sich wichtige Daten, wie z.B. Geschäftskontakte oder Termine, die nach einem Computerabsturz meistens für immer gelöscht sind. Eine regelmäßige Datensicherung lohnt sich. Am Besten ist es jedoch, wenn man auch die mühvoll eingerichteten Einstellungen, Filter und Regeln sichern kann, so dass man nach einem Computerabsturz schnell sein “altes” Outlook wiederherstellen kann.
Welches Outlook Backup dabei welche Daten sichert, können Sie in unserer Vergleichstabelle auf unserer Homepage lesen. Dabei haben wir auch nachgeschaut, inwieweit die individuellen Outlook Einstellungen gesichert werden oder das Backup über eine Automatisierung verfügt.
Einen ausführlichen Bericht über den Outlook Backup Vergleich können Sie im Blog Datenaustausch: Dein Netz aus Daten nachlesen.
Entscheiden Sie selbst, welche Lösung für Ihre Zwecke am Besten geeignet ist. Stellen Sie sich der Qual der Wahl!
Donnerstag, 2. Juli 2009
Jeden Morgen wenn Sie in Ihr Büro kommen wartet meistens ein überquellender Posteingang darauf, von Ihnen sortiert zu werden. Vor allem wenn Sie frisch und erholt aus dem Urlaub kommen kann diese Aufgabe mitunter sehr lästig und zeitintensiv sein. Für dieses Problem bietet Outlook kleine Sortierhelfer an, so genannte Regeln. Diese übernehmen für Sie das Sortieren Ihrer E-Mails. Wir zeigen Ihnen, an einem anschaulichen Beispiel wie es geht.
Sie haben mehrere Newsletter abonniert? Damit diese Ihren Posteingang nicht unnötig überfüllen, machen Sie doch einfach eine Filterregel, die jeden Newsletter sofort in einen dafür vorgesehenen Outlook-Ordner sortiert.
Erstellen Sie zuerst in Ihrem Posteingang (oder unter Persönliche Ordner) einen Unterordner mit dem Namen Newsletter. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang (bzw. auf Persönliche Ordner) – Neuer Ordner und benennen diesen mit Newsletter.
Jetzt müssen Sie nur noch die Regeln für diesen Ordner bestimmen.
Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen. In dem sich öffnenden Menü klicken Sie auf Neue Regel. Besonders für die Newsletter-Regel können Sie eine Vorlage verwenden.
Folgende beiden würden sich dafür anbieten:
- Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben.
- Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben.
Für unser Beispiel ist die zweite Vorlage sehr nützlich.
Anschließend klicken Sie im unteren Bereich auf bestimmte Wörter. Ein Dialogfeld öffnet sich in dem Sie bestimmte Wörter eingeben können, nach denen eigehende E-Mails überprüft werden können. In einem Newsletter wird häufig das Wort Newsletter verwendet. In unserem SYNCING.NET- Newsletter schreiben wir häufig am Anfang des Betreffs SYNCING.NET.
Klicken Sie auf OK um das Fenster zu schließen und die Einstellungen zu speichern. Jetzt brauchen Sie nur noch den gewünschten Ordner auswählen, in dem die Newsletter hineinsortiert werden sollen. Dafür klicken Sie auf den Link Zielordner.
Wählen Sie nun im Ordnerverzeichnis den Ordner Newsletter aus, den Sie zu Beginn angelegt haben. Dann noch auf OK und Fertig klicken und Ihre Regel wurde erstellt.
Trotz Vorfreude endlich das lästige Sortieren los zu sein, sollten Sie eins bedenken: Das automatische Verschieben von Nachrichten ist nur bedingt ratsam. Es besteht die Gefahr, dass eingehende E-Mails irgendwo in den Tiefen Ihrer Ordnerstruktur verschwinden. Allerdings hat auch Outlook für dieses Problem eine geeignete Suchfunktion, doch diese werden wir Ihnen das nächste Mal vorstellen. Schauen Sie also auch das nächste Mal wieder in unserem Blog vorbei!
Montag, 29. Juni 2009
Kennen Sie die Funktion in Outlook, mit der man eine bereits gesendete E-Mail zurückrufen kann? Doch bevor Sie jetzt munter Ihren Ärger über einen Kollegen per E-Mail Luft machen wollen in der Überzeugung, die Nachricht wieder zurückzurufen, muss ich Sie schon mal im Vorfeld abbremsen. Diese Funktion klingt sehr verlockend – zugegeben. Allerdings hat Sie einen kleinen Haken. Das Ganze funktioniert nämlich nur unter folgenden Bedingungen.
1.) Der Empfänger hat Ihre Nachricht noch nicht gelesen
2.) Sie arbeiten an einem Exchange Server (dann lässt sich die Funktion mit allen Outlook –Versionen ab 98 realisieren)
3.) Sie haben die E-Mail intern gesendet. Wird Sie extern gesendet, darf der Server Sie noch nicht weitergesendet haben
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie Ihre E-Mail jederzeit zurückholen bzw. durch eine andere ersetzen. Das ist gerade dann nützlich, wenn man vergessen hat, die Anlage einzufügen.
Und so geht’s:
1. Öffnen Sie mit einem Doppelklick die entsprechende E-Mail im Ordner Gesendete Objekte
2. Gehen Sie dann zu Aktionen – Diese Nachricht zurückrufen.
In Outlook 2007 finden Sie diesen Befehl unter Andere Aktionen
3. Ein Dialogfeld öffnet sich. Hier können Sie auswählen, ob Sie die Nachricht im Posteingang des Empfängers löschen, oder ob Sie sie durch eine neue Nachricht ersetzen wollen.
Wollen Sie nicht, dass der Empfänger von Ihrem Nachrichtenrückruf erfährt, machen Sie unbedingt das Häkchen weg bei Ergebnis des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen.
Wenn Sie letztere Funktion auswählen, wird die alte E-Mail geöffnet und Sie können sie beliebig verändern. Mit einem Klick auf Senden wird die alte E-Mail durch die neue ersetzt. Der Empfänger bekommt nur die veränderte Version zu Gesicht.
Achtung: Kommt Ihnen der Empfänger zuvor, kann er nicht nur die alte E-Mail lesen, sondern erfährt auch von Ihrer Rückholaktion sowie der Änderung. Genießen Sie diese Funktion mit Vorsicht!!
Freitag, 26. Juni 2009
Zum Wochenende haben wir noch einen guten Tipp, wie Sie beim Schreiben Ihrer E-Mails viel Zeit sparen können.
Kennen Sie schon die Schnellbausteine in Outlook 2007? Diese sind gerade dann nützlich, wenn Sie häufige Anfragen mit identischen E-Mails beantworten. Als Personaler schicken Sie z.B. häufig eine standardisierte E-Mail an jeden Bewerber, der den Eingang der Bewerbung bestätigt. Den Text immer neu schreiben ist dabei viel zu umständlich. Ebenso kann es die altbewährte copy-und-paste-Methode lange nicht mit der Schnelligkeit der Schnellbausteinen aufnehmen.
In den Vorgängerversionen hieß diese Funktion übrigens Textbaustein, funktionierte aber genauso wie die Schnellbausteinen.
Wie aber erstellt man einen Schnellbaustein. Das ist ganz einfach. Wir zeigen es Ihnen Schritt für Schritt. Los geht’s!
1. Öffnen Sie eine E-Mail und schreiben Sie einen Text, den Sie häufig verwenden. Danach markieren Sie diesen Text bzw. Grafikelemente, falls diese vorhanden sind.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, dort auf Schnellbausteine – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog zeigen.
3. Nun will Outlook noch das Kürzel wissen. Ich habe für die Bewerbungsbestätigung mal das Kürzel „b-eingang“ gewählt. Natürlich können Sie jedes beliebiges Kürzel verwenden. Am besten Sie nehmen eins, welches Sie schnell schreiben und sich einfach merken können.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Wenn Sie nun eine neue E-Mail öffnen und den Schnellbaustein nutzen möchten, dann schreiben Sie einfach das Kürzel und drücken die Taste F3. In unserem Beispiel also b-eingang + F3. Schon wird das Kürzel in den festgelegten Text umgewandelt.
Möchten Sie Ihren Schnellbaustein bearbeiten, klicken Sie einfach wieder auf das Schnellbausteine-Symbol (siehe 2.) und dann mit der rechten Maustaste auf einen Schnellbaustein im Kontextmenü.
Für alle, die noch kein Outlook 2007 besitzen:
Sie können in den älteren Outlook-Versionen sogenannten Textbausteine einfügen. Dazu benutzen Sie die AutoKorrekturoption der Rechtschreibung.
Gehen Sie auf Extras – Optionen – Tab Rechtschreibung – Button AutoKorrekturoptionen.
Dort geben Sie ein Kürzel ein und lassen es ersetzen durch Ihren Text, der beim Eintippen des Kürzels ersetzt werden soll. In der E-Mail tippen Sie einfach das Kürzel, Outlook ersetzt es automatisch durch den definierten Text.
Donnerstag, 25. Juni 2009
Immer wieder bekommt man E-Mails von neuen Kontaktpersonen, die man zu seinen Outlook Kontakten hinzufügen möchte. Der kommerzielle Weg ist hierbei, die Absenderadresse zu kopieren, Kontakte öffnen, neues Kontaktformular öffnen, Adresse einfügen.
Viel zu zeitraubend und umständlich, nicht wahr? Wir haben für Sie zwei Möglichkeiten entdeckt, wie Sie das Ganze noch beschleunigen können.
1. Möchten Sie nur eine E-Mail Adresse zu den Kontakten hinzufügen, dann machen Sie folgendes:
Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absenderadresse. Wählen Sie im Kontextmenü Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
Das Kontaktformular öffnet sich nun, die E-Mail Adresse ist schon eingetragen. Jetzt können Sie noch weitere Daten über die Person hinzufügen.
2. Sie bekommen eine E-Mail mit Signatur und möchten den Absender zu Ihren Kontakten hinzufügen?
Kein Problem: Ziehen Sie die E-Mail auf das Kontaktsymbol, daraufhin öffnet sich das Kontaktformular.
Jetzt brauchen Sie nur noch mit gedrückter linker Maustastatur die Signatur-Daten (Adresse, Telefon, Fax, etc.) einzeln in die entsprechenden Kontaktfelder ziehen.
Das war’s schon! Wenn Ihnen dieser Tipp gefallen hat, schreiben Sie uns doch einen Kommentar. Wir freuen uns über jedes Feedback!
Mittwoch, 24. Juni 2009
Viele Menschen nutzen Outlook für Ihre Aufgabenverwaltung. Gehören Sie auch dazu? Dann wissen Sie bestimmt, wie man eine neue Aufgabe in Outlook anlegen kann. Dass es aber gleich vier Möglichkeiten gibt, wissen die wenigsten. Und vielleicht finden Sie hier eine Möglichkeit, die für Sie noch bequemer ist als Ihre althergebrachte.
1. Neue Outlook-Aufgabe über das Menü
Sie können über das Menü eine Aufgabe anlegen, wenn Sie im Menü auf Neu und dann auf Aufgabe klicken.
2. Neue Aufgabe über die Symbolleiste
Schneller geht das ganze noch über das Symbol Neue Aufgabe im Aufgaben-Ordner. Hier benötigen Sie lediglich einen Mausklick.
3. Neue Aufgabe per Tastenkombinationen
Kennen Sie die Tastenkombination Strg + N? Einfach im Aufgaben-Ordner drücken und im Nu öffnet sich ein neues Aufgabenformular.
4. Und noch eine Tastenkombination
Mit Shift + Strg + T können Sie von überall aus eine Aufgabe anlegen, z.B. von Ihrem Kalender aus. Das ist sehr nützlich, da man so bequem und in Ruhe im Kalender nachschauen kann, wann man Zeit hat ohne dass man zwischen Aufgaben-Ordner und Kalender hin und her switchen muss.
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