Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

 

Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients sowohl im beruflichen, als auch zunehmend im privaten Umfeld. Dem User wird eine Vielzahl von Features und Möglichkeiten geboten, die tägliche Flut an elektronischer Post zu bewältigen. Dabei steht schon längst nicht mehr nur das Empfangen und Versenden von E-Mails im Vordergrund. Features wie Kalender- und Aufgabenfunktion, Adressverwaltung, To-Do-Listen, Verteilerlisten und Notizfunktionen machen Outlook zu einem modernen Kommunikationsmanager.
So allgegenwärtig wie die Vorteile die, die Nutzung von Outlook mit sich bringt, sind auch die Klagen der Anwender über komplizierte Funktionalitäten.

 

Doch Outlook-Frust muss garnicht erst entstehen. Den durch Zusatztool und einfache Systemanpassungen werden Fehler schnellstmöglich behoben und Outlook arbeitet zuverlässig.

 

Mit den folgenden Tipps und AddIns können Sie ihr Outlook schneller, stabiler und komfortabler machen. Alle Anleitungen beziehen sich auf Outlook 2007. In vielen Funktionen stimmen die Funktionalitäten jedoch mit älteren Versionen überein.

 

 

Tipps für ein besseres Outlook

Mehr Schnelligkeit für Outlook

 

Problem: Outlook ist langsam, der Ladevorgang dauert lange und beim Verschicken und Empfangen von E-Mails arbeitet Outlook zu schwerfällig.

 

Lösung: Der Ansatzpunkt für dieses Problem ist die PST-Datei. Die PST-Datei muss zunächst einmal regelmäßig bereinigt werden. Zudem ist es ratsam die aktuellen Patches aus den Windows-Updates zu installieren.

 

Die Erfahrung hat ebenfalls gezeigt, dass Fax-Services von Windows XP Outlook bremsen können. Daher sollte dieses Feature, falls es nicht genutzt wird, entfernt werden. Dies kann man über Systemsteuerung/Software/Windows-Komponente hinzufügen-entfernen/Faxdienste einstellen.
Das Gleiche gilt für den Business Content Manager. Dieser lässt sich auf die gleiche Weise deinstallieren. Zusätzlich sollte man immer seine RSS-Feeds kontrollieren. RSS-Dienste die nicht benötigt werden belasten Outlook zusätzlich und sollten abbestellt werden. Über Extras/Account-Einstellungen/RSS-Feeds können Sie die betreffenden Feeds ausschalten.

 

 

Instabilität des Systems vermeiden

 

Problem: Durch das häufige Empfangen und Versenden von Anhängen wächst die PST-Datei stetig an, da alle diese Vorgänge dort abgespeichert werden.

 

Lösung: Zunächst sollte man Mails mit besonders großen Datenmengen identifiziert und überflüssige Dateien löschen. Diese „großen“ Nachrichten findet man unter „Suchordner“. Dort werden alle Mails die größer als 100 KB sind gespeichert.

 

Falls die Anhänge noch benötigt werden, speichern Sie diese auf der Festplatte. Danach können Sie die E-Mail wieder öffnen und den Anhang daraus löschen. Auch das Durchforsten des Outlook Papierkorbes kann die Größe der PST-Datei verringern. Dazu wählt man in Outlook Extras/Postfach aufräumen/Postfachgröße anzeigen. Es werden jetzt alle Ordner, entsprechend ihrer Größe aufgelistet. Ordner die besonders große Datenmengen enthalten können Sie so identifizieren und anschließend nicht benötigte Mails daraus löschen.
Nachdem Sie alle diese Lösungsansätze befolgt haben, muss die PST-Datei selber immer noch von unnötigen Daten befreit werden. Um die PST-Datei nun zu verkleinern muss sie komprimiert werden. Via Datei/Datendateiverwaltung öffnet man in Outlook per Doppelklick die „Persönliche Ordner“ und klickt den Menüpunkt „Jetzt komprimieren“ an.

 

 

Problematische AddIns belasten das System zusätzlich

 

Problem: Outlook stürzt ständig ab

 

Lösung: AddIns verursachen häufig Abstürze des Systems, besonders dann wenn eine Kombination verschiedener AddIns angewandt wird. Um herauszufinden welches Zusatztool die Outlook-Crashes herbeiführt, sollte Outlook zunächst im abgesicherten Modus gestartet werden. Dazu muss die ausführbare Datei Outlook.exe in der Komando-Zeile gestartet werden: Start/Ausführen.

 

Outlook startet man im abgesicherten Modus mit dem Befehl Outlook.exe/safe. Die Outlook.exe Datei liegt üblicherweise auf dem Pfad C:\Programme\Microsoft Office\Office 12\.
Nachdem Outlook im abgesicherten Modus läuft müssen Sie nun Schritt für Schritt herausfinden welches AddIn Outlook behindert. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

 

1. Herausfinden welche AddIns überhaupt installiert sind

 

2. Eine Liste der AddIns findet sich unter Extras/Vertrauenscenter/AddIns

 

3. Nun werden alle AddIns angezeigt, sortiert nach „Aktive Anwendungs-Add-ins“, „Installierte Anwendungs-Add-ins“ und „Deaktivierte Anwendungs-Add-ins“.

 

4. Nun ist Geduld gefragt, denn auf den ersten Blick ist nicht zu erkennen welches AddIn die Probleme verursacht. Deaktivieren Sie „verdächtige“ AddIns indem Sie das Häkchen, welches vor aktiven AddIns zu sehen ist entfernen. Bestätigen sie mit OK, beenden daraufhin Outlook und starten es im normalen Modus noch einmal. Läuft das Programm ohne Probleme, haben Sie die Ursache des Problems gefunden. Falls weiterhin Probleme mit Outlook auftreten müssen Sie die Schritte 2.-4. wiederholen, bis die betreffenden AddIns identifiziert und deaktiviert wurden.

 

 

Verbesserte Outlook-Leistung mit den „richtigen“ AddIns

 

Es gibt eine Vielzahl an Zusatz-Tools für Outlook. Nicht jedes ist jedoch hilfreich und belastet gleichzeitig nicht die Leistung von Outlook. Damit Sie Ihrem Outlook wirklich auf die Sprünge helfen und es nicht durch die Kombination verschiedener AddIns lahm legen, haben wir hier einige AddIn-Vorschläge für Sie aufgelistet:

 

OL-Fix: Freeware Hilfsprogramm, welches defekte Outlook-Profile, Kantaktverknüpfungen sowie Links repariert. OL-Fix hilft, wenn Outlook nicht mehr startet, langsam geworden ist oder andere Fehler vermehrt auftreten.

 

Kontakt-Scanner: Kostenpflichtige Erweiterung für Outlook vom TVG-Verlag. Der Kontakt-Scanner erkennt automatisch alle Kontaktinformationen in eingehenden E-Mails wie z. B. Name, Telefonnummer, Faxnummer, Straße, PLZ, Ort, E-Mail- und Website-Adresse und überträgt diese dann auf Wunsch selbständig in die Kontaktdatenbank. Dabei gleicht das Tool bereits bestehende Angaben mit neuen Informationen ab.

 

Xobni: Freeware Programm, welches das Finden von E-Mails, Informationen und Kontaktdaten ungemein vereinfacht. Xobni installiert sich als Sidebar in Outlook und stellt Informationen über den Absender einer E-Mail, einen Konversationsverlauf und eine Liste aller Dateien die mit dem Kontakt ausgetauscht wurden dar. Es ist auch möglich sich zusätzlich Telefonnummern und weitere Kontaktinformationen anzeigen zu lassen.

 

MOSA: Von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestelltes AddIn, mit dem es möglich ist SMS-Textnachrichten mit Outlook 2003 und 2007 über die meisten GSM-Mobiltelefone zu versenden, sofern diese mit dem Computer über Infrarot, Bluetooth oder USB verbunden sind. Die SMS-Texte werden in ein Outlook Formular eingegeben und an das Mobiltelefon gesendet.

 

Kopf Outlook Attachment Remover: Freeware Tool, das Anhänge auf der lokalen Festplatte sichert und diese in der E-Mail durch Links die zum original Dokument führen ersetzt. Bei Bedarf kann das Tool automatisch sämtliche Ordner durchsuchen.

 

 

Outlook-Tuning einfach und schnell?

 

Leider gibt es nicht DIE Lösung für alle Outlook Probleme! Es gibt jedoch eine Kombination einiger Faktoren, die wenn sie von den Usern beachtet werden, die Arbeit mit Outlook erheblich erleichtern.
Grundsätzlich sollten Outlook User immer auf folgende Faktoren im Umgang mit Outlook achten:

 

- Überwachung und regelmäßige Bereinigung der PST-Datei.

 

- Nutzen Sie die Windows Updates und installieren sie die bereitgestellten Patches.

 

- Features die nicht benötigt werden wie beispielsweise Fax Services, RSS-Feeds oder der MS Content Manager, sollten zu Gunsten der Outlook-Systemstabilität abgeschaltet werden.

 

- Anhänge mit großen Datenmengen sollten besser zentral auf der Festplatte gespeichert, als in den persönlichen Outlook Ordnern gelagert werden, da diese Datenmengen die Funktion der PST-Datei ebenfalls behindern.

 

- Ungenutzte oder überflüssige AddIns deinstallieren! Kombinationen verschiedener Zusatztools können zur Unstabilität des Systems beitragen.

 

Eine Verteilerliste ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Adressaten, die regelmäßig angeschrieben werden, zusammenzufassen.

 

Hier zeigen wir auf, wie Verteilerlist am effektivsten genutzt werden können.

 

Eine Verteilerliste ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine Gruppe von Adressaten, die regelmäßig angeschrieben werden, zusammenzufassen.

 

Hier zeigen wir auf, wie Verteilerlist am effektivsten genutzt werden können.

 

 

Mit Verteilerlisten arbeiten

Eine Verteilerliste enthält E-Mail-Adressen aus den persönlichen Kontakten, einem öffentlichen Kontaktordner oder dem persönlichen Adressbuch. Diese Liste der Empfänger-Adressen wird einmal erstellt und kann dann immer wieder verwendet werden. Wichtige E-Mails können so mehrmals an den relevanten Empfänger-Kreis versandt werden.

 

Verteilerlisten ersparen dem Anwender viel Zeit und erlauben eine eindeutige Zuordnung von E-Mails die an mehr als einen Empfänger gesendet werden.

 

 

Erstellen einer Verteilerliste

1. Wählen Sie Neu/Verteilerliste oder verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+L

Die Funktion ist auch im Kontextmenü des Ordners „Kontakte“ zu finden.

 

2. Nun muss eine Bezeichnung für die neue Verteilerliste im Dialogfeld „Name“ vergeben werden.

 

3. Als nächstes müssen die E-Mail-Empfänger bestimmt werden, die in die neue Verteilerliste aufgenommen werden sollen. Diese Empfänger können über die Schaltfläche „Mitglieder wählen“

festgelegt werden.

 

4. Rechts oben im sich nun öffnenden Dialog wählt man das Adressbuch aus, aus dem die Kontakte entnommen werden sollen. Es können auch Adressen aus unterschiedlichen Adressbüchern in einer Verteilerliste zusammengefügt werden.

 

Um einen Empfänger der Verteilerliste hinzuzufügen, markiert man den entsprechenden Empfänger und klickt auf die Schaltfläche „Mitglieder“. Um schnell mehrere Mitglieder aus dem Adressbuch auszuwählen, hält man die Taste Strg gedrückt und markiert nacheinander alle gewünschten Adressbucheinträge.

 

Sind alle Empfänger ausgewählt mit „OK“ bestätigen.

 

5. Eine Verteilerliste kann ebenfalls mit einer Notiz versehen werden. Dazu wechselt man zurück in das gleichnamige Register und trägt dort in kurzen Stichpunkten den Zweck der Verteilerliste ein.

 

6. Die Verteilerliste wird danach mit „Speichern und schließen“ gespeichert.

 

 

Adressen, die nicht im Adressbuch stehen, in eine Verteilerliste eintragen

Natürlich lassen sich auch E-Mail-Adressen, die nicht in einem Adressbuch gespeichert sind, in eine Verteilerliste einfügen.

 

1. Vorhandene Verteilerliste öffnen oder neue Verteilerliste erstellen

 

2. Auf Schaltfläche „Neu hinzufügen“ klicken

 

3. Namen des Empfängers in das Feld „Angezeigter Name“ eintragen. Es kann sich hierbei um einen Nachnamen, den kompletten Namen, einen Spitznamen oder ein Pseudonym handeln.

 

E-Mail-Adresse eintragen und mit „OK“ bestätigen.

 

4. Nachdem alle Einträge hinzugefügt wurden, speichern Sie die Verteilerliste erneut.

 

 

Bestehende Verteilerliste ergänzen

Im Ordner „Kontakte“ öffnet man die Verteilerliste, welche ergänzt werden soll, per Doppelklick. Nun können neue Einträge in der Verteilerliste vorgenommen werden. Sind alle Ergänzungen und Korrekturen durchgeführt, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

 

 

E-Mail an eine Verteilerliste senden

Eine vorhandene Verteilerliste wird wie ein Adressbuch verwendet.

 

Zuerst wird die zu versendende Nachricht erstellt. Um diese nun zu versenden drückt man im E-Mail-Editor auf die Schaltfläche „An“ und wählt dort die entsprechende Verteilerliste aus. Eine Verteilerliste kann auch als Empfänger in den Feldern „Cc“ und „Bcc“ einer Nachricht gewählt werden.

 

 

Wichtigkeit (Priorität) einer Verteilerliste festlegen

Die Priorität einer Verteilerliste kann auch „Hoch“ oder „Niedrig“ eingestellt werden.

 

Dazu geht man wie folgt vor:

1. Verteilerliste mit Doppelklick öffnen

 

2. Über Datei/Eigenschaften gelangt man in den Bereich „Optionen“. Dort befindet sich das Auswahlfeld „Wichtigkeit“. Hier wählt man nun die Wichtigkeit „Hoch“ oder „Niedrig“ aus und bestätigt mit „OK“.

 

3. Zum Schluss auf „Speichern und schließen“ klicken.

 

Ob bei Selbständigen, in Büros und Unternehmen oder im Privatleben – das Planen von aktuellen Aufgaben ist wichtig! Nicht jeder kann alle anfallenden Aufgaben immer griffbereit oder im Kopf haben. Um trotzdem nichts zu vergessen wird oft zu Terminplanern, Handys oder Haftnotizen gegriffen. Doch durch die Nutzung so genannter PIMs (Persönlicher Informations Manager) wird eine noch zuverlässigere Aufgabenplanung gewährleistet.

PIMs wie beispielsweise Outlook helfen dabei, immer einen Überblick über alle noch zu erledigenden Aufgaben zu behalten.

 

 

Nie wieder „Zettelwirtschaft“

Schlägt man das Modul „Aufgaben“ in Outlook erstmals auf, zeigt sich eine leere Tabelle. Arbeitet man nun mit diesem Modul, so wird nach und nach eine Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben erstellt. Es müssen keine Zettel mehr ausgefüllt und irgendwo angeheftet oder ein Terminplaner durchgeblättert werden, um Überblick über anfallende Aufgaben zu behalten.

 

Diese Arbeit lässt sich einfach und bequem mit Outlook erledigen.

 

Wie bei dem Modul „Kalender“ sind auch bei „Aufgaben“ verschiedene Ansichten auswählbar.

 

Die Folgenden stehen zur Verfügung:

 

- Einfache Liste

 

- Liste mit Details

 

- Aktive Aufgaben

 

- Nächsten sieben Tage

 

- Überfällige Aufgaben

 

- Nach Kategorien

 

- Übertragene Aufgaben

 

- Nach zuständigen Personen

 

- Erledigte Aufgaben

 

- Aufgaben in Zeitskalaansicht

 

 

Aufgaben erstellen

Über die oberste Zeile im Menü Aufgaben wird eine neue Aufgabe erstellt. In der Zeile „Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen“ kann ein kurzer, aber aussagekräftiger Text eingetragen werden, der den Inhalt der Aufgabe und deren Ziel beschreibt. Danach mit Eingabe bestätigen oder die Maus auf einen freien Bereich des Outlook-Arbeitsfensters setzen. Nun muss für die Aufgabe nur noch eine Fälligkeit festgelegt werden. Im Tabellenbereich „Fälligkeit“ kann hinter der erstellten Aufgabe ein Datum eingetragen werden.

 

Die neue Aufgabe ist sofort in Outlook sichtbar.

 

Ist eine Aufgabe erledigt, klickt man mit der Maus in das leere Optionskästchen vor dem Aufgabentext. Die Aufgabe wird dann als durchgestrichen und somit als erledigt markiert.

 

Im Aufgabeneditor gibt es noch weitere Möglichkeiten Aufgaben anzulegen, dieser Editor kann mit der Tastenkombination Strg+N aufgerufen werden.

 

 

Aufgabendetails auf einen Blick

Im Register „Details“ der Aufgabe kann diese um ergänzende Angaben erweitert werden.

 

Folgende Informationen können noch zusätzlich hinzugefügt werden:

 

- Erledigt am – sobald die Aufgabe ausgeführt wurde, trägt man hier das entsprechende Datum ein

 

- Gesamtaufwand – Beim Erstellen einer Aufgabe legt man fest, wieviel Zeit zur Ausführung bennötigt wird

 

- Ist-Aufwand – Hier kann der Zeitraum, der tatsächlich für die Ausführung der Aufgabe bennötigt wird, eingetragen werden

 

- Reisekilometer – Falls es notwendig ist, einige Kilometer bis zum Arbeitsplatz zu reisen, trägt man hier die Entfernung ein

 

- Abrechnungsinfo – In dieses Feld kommt der Name des Kollegen / der Kollegin, die die Abrechnung über die Anreise und den Arbeitsaufwand macht

 

 

Bearbeiten einer vorhandenen Aufgabe

Durch einen Doppelklick auf die Aufgabe, kann diese ergänzt oder verändert werden. Danach klickt man einfach auf „Speichern und schließen“.

 

Eine sich regelmäßig wiederholende Aufgaben nur einmal erstellen

 

Wie bei Terminen können auch Aufgabenserien erstellt werden. Dazu klickt man im Aufgabeneditor auf die Schaltfläche „Serientyp“. Hier kann man festlegen, in welchem Abstand die Aufgabe auszuführen ist. So muss die Aufgabe nur einmal erstellt werden.

 

Auch bereits vorhandene Aufgaben können in Serienaufgaben umgewandelt werden. Dazu wird die Aufgabe mit Doppelklick geöffnet, dann wählt man die den „Serientyp“ aus und gibt an wie oft sich die Aufgabe wiederholen soll.

 

 

Aufgabe zuweisen

Mit „Aufgabe zuweisen“ wird die Aufgabe an einen anderen Anwender gesandt. Es kann auch jemand eingeteilt werden, diese bestimmte Aufgabe auszuführen.

 

Dies geht schnell und unkompliziert indem man per Doppelklick auf die Aufgabe den Editor öffnen und dann über den Dialog „Aufgabe zuweisen“ die E-Mail-Adresse und den Betreff des Empfängers eintragen kann.

 

 

Erledigte Aufgaben ausblenden

Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, wird sie als durchgestrichen markiert. Viele so markierte Aufgaben wirken auf die Dauer störend, daher kann man diese mit Hilfe eines Filters ausblenden:

 

1. Filter einrichten: Rechtsklick mit der Maus auf die Überschriftenzeile des Aufgabenblocks. Aus dem Kontextmenü die Funktion „Aktuelle Ansicht anpassen“ auswählen.

 

2. Auf die Schaltfläche „Filtern“ klicken. Im nun folgenden Dialog zum Reiter „Erweitert“ wechseln. Über das Auswahlfeld „Weitere Kriterien festlegen“ gelangt man zu der Option „Alle Aufgabenfelder“, dann auf das Feld „Erledigt“ klicken.

 

Achtung: Als Bedingung muss „entspricht“ gewählt sein. Als Wert wird „Nein“ gewählt.

 

 

Aufgaben wieder einblenden

Das Einblenden erledigter Aufgaben ist wichtig, da somit nicht mehr aktuelle oder abgelaufene Aufgaben gelöscht werden können.

 

Über Ansicht/Aktuelle Ansicht/Liste mit Details können ausgeblendete Aufgaben wieder sichtbar gemacht werden.

 

Die beschriebene Vorgehensweise steht unter Outlook 2000 und 2002 zur Verfügung. Ab Outlook 2003 befindet sich die „Liste mit Details“ im Navigationsbereich. Die „Liste mit Details“ kann dann im Menü bei „Ansicht“ eingeblendet werden.

 

 

Farbkennzeichnung für erledigte und überfällige Aufgaben

1. Über den Menüpunkt „Extras“ gelangt man zu dem Dialog „Optionen“. Dort klickt man auf des Register „Allgemein“ und dort auf „Aufgabenoptionen“.

 

2. Hier ist es möglich eine Farbe für überfällige und erledigte Aufgaben auszuwählen.

 

3. Mit OK bestätigen und danach den Dialog verlassen.

 

 

Aufgabenplanung mit Outlook – eine runde Sache!

 

Die Zeiten wild verstreuter Post-ist Nachrichten und unübersichtlicher Terminplaner ist endgültig vorbei. Mit den Möglichkeiten der Aufgabenplanung die Outlook seinen Usern anbietet ist ein übersichtliches, einfaches und schnelles Aufgabenmanagement möglich.

 

Aufgaben können mit ein paar Klicks erstellt, verändert oder gelöscht werden. Zusätzliche Informationen wie z. B. Zeitaufwand, Reisekosten oder Abrechnungsinformationen können ergänzend hinzugefügt werden.

 

Immer wieder anfallende Aufgaben müssen nicht laufend neu eingetragen werden, sondern können mit der „Serientyp“ Funktion in den gewünschten Abständen wieder vorgelegt werden. Die Aufgabe muss nur einmal erstellt werden, was ein enormes Zeitersparnis darstellt.

 

Aufgaben können in Outlook auch anderen Personen zugewiesen werden. Diese Aufgaben können über „Ansicht“ dann separat aufgeführt werden. So geht auch nie der Überblick über Aufgaben verloren, die nicht selber erledigt werden müssen.

 

Erledigte Aufgaben werden optisch gekennzeichnet und können zur besseren Übersicht auch aus- und eingeblendet werden.

 

Durch Erinnerungen wird keine Aufgabe mehr vergessen, denn in Outlook lässt sich einstellen ob an eine Aufgabe erinnert werden soll oder nicht. Vergessene oder abgelaufene Aufgaben können farblich hervorgehoben werden. Dies ist noch ein zusätzlicher Bonus im Aufgabenmanagement von Outlook.

 

Im digitalen Zeitalter wird immer mehr Schriftverkehr über das Internet per E-Mail abgewickelt. Was früher auf einem Geschäftsbrief die Unterschrift darstellte, ist in den E-Mails heute die Signatur.

 

E-Mail Signaturen sind im Grunde dazu gedacht die E-Mail automatisch mit Name, Anschrift und den weiteren Kontaktdaten des Absenders zu versehen. Jedoch finden Firmen und zunehmend auch Privatleute in Signaturen eine weitere Möglichkeit um Hinweise, Werbebotschaften etc. zu übermitteln.

 

Eine Signatur ist wie eine Visitenkarte, ein Aushängeschild. Es können der Name, die Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname und sogar ein Firmenlogo mit in die Signatur eingebunden werden.

 

 

So erstellen Sie eine eigene Signatur

 

1. Öffnen sie über den Menüpunkt Extras von Outlook den Dialog
Optionen und wechseln Sie in das Register E-Mail-Format

 

2. Im unteren Teil des Registers befindet sich der
Bereich Signaturen

 

3. Der Dialog Signaturen ist noch leer.
Um eine erste Signatur zu erstellenklicken Sie auf Neu

 

4. Nachdem Sie eine Bezeichnung für eine neue Signatur
eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter, dann geben
Sie den gewünschten Inhalt der Signatur ein

 

5. Klicken Sie auf Fertig stellen

 

Die Signatur können Sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten. D. h. Schriftart, Größe und Farbe sind individuell wählbar. Mit der Option Absatz kann der Text der Signatur links- oder rechtsbündig, mittig oder mit Aufzählungszeichen formatiert werden. Auch eine in HTML erzeugte Signatur kann über die Option Erweitertes Bearbeiten eingefügt werden.

 

Soll ein Bild oder ein Firmenlogo mit in die Signatur eingebunden werden, so ist von Anfang an das Nachrichtenformat HTML für die Signatur auszuwählen. Über Extras / Optionen kommen Sie in Outlook zu dem Register das E-Mail-Format und können dort im Feld Verfassen im Nachrichtenformat HTML auswählen.
Nun kann eine Signatur, wie bereits in den Punkten 1. – 5. beschrieben, erstellt und das Bild oder Logo hinzugefügt werden. Hierbei ist zu beachten das, das Bild in den Formaten .jpeg oder .gif erstellt sein muss.

 

 

Anwendung mehrerer Signaturen

In Outlook können mehrere Signaturen angelegt und je nach Bedarf an die entsprechenden E-Mails angehängt werden. Ab der Outlook Version 2003 ist es auch möglich, jedem erstellten E-Mail-Konto eine eigene Signatur zuzuweisen. Diese Zuweisung kann bei den einzelnen E-Mail-Konten über Extras / Optionen / E-Mail-Format / Signaturen vorgenommen werden.
Es gibt ebenfalls die Möglichkeit unterschiedliche Signaturen für neue, versendete und weitergeleitete Nachrichten zu verwenden.

 

 

Signaturen mit eingebauter VCard

An eine Signatur kann auch automatisch eine so genannte VCard angehängt werden. Eine VCard ist eine international standardisierte Form eines Kontaktbuch-Eintrages, also ein genormtes Adressformat.
Mit der elektronischen VCard können Sie auch anderen Personen Ihre Kontaktdaten, wie beispielsweise Adresse und Telefonnummer, so zuschicken, dass die Daten direkt als Outlook-Kontakt übernommen werden können.

 

In Kombination mit einer Signatur ist die VCard im Anhang einer E-Mail also ideal dazu geeignet sich neuen Geschäftspartnern oder Kunden vorzustellen.

 

Eine VCard wird automatisch erzeugt, wenn ein neuer Kontakt manuell angelegt wird.

 

Für Viele ist es eigentlich genau das selbe, doch wie so oft im Leben sagt das äußere Erscheinungsbild nicht viel über den Inhalt einer Sache aus. So verhält es sich auch mit MS Outlook und seinem „kleinen Bruder“ Outlook Express.

 

Das beide Programme ähnliche aussehen und teilweise gleiche Grundfunktionen besitzen, sollte nicht dazu verleiten Outlook Express als weitere Version des bereits seit Jahren bekannten MS Outlook E-Mail-Clients zu sehen. Um die Gemeinsamkeiten und Unterschiede dieser beiden E-Mail-Clients zu verdeutlichen, stellen wir hier beide Programme in einer Kurzzusammenfassung vor.

 

 

Outlook Express

 

Outlook Express ist kostenlos und wurde für Privatanwender konzipiert, die ihre E-Mails per Einwahl bei einem Internet-Serviceprovider (ISP) abrufen. Outlook Express ging aus dem Programm Microsoft Internet Mail and News hervor und ist der in MS Office 98 für Macintosh enthaltene E-Mail-Client.

 

Outlook Express basiert auf offenen Internet Standards für den Einsatz mit beliebigen Internet-Standardsystemen wie z. B. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), POP3 (Post Office Protocol 3) und IMAP (Internet Mail Access Protocol) etc.

 

Outlook ist ein einfaches E-Mail Programm mit Adressverwaltung und zusätzlich dazu dient Outlook Express dem User als Newsreader für das Usenet. Das Usenet ist der Bereich im Internet in dem es tausende von Diskussionsforen gibt. Hier kann man sich mit Gleichgesinnten austauschen, indem man E-Mails an virtuelle „Schwarze Bretter“ (Newsgroups) schickt.

 

Outlook Express kann nicht als Client an einen Exchange-Server angebunden oder als Terminplaner verwendet werden.

 

Seit Windows XP heißt Outlook Express zur besseren Unterscheidung Windows Live Mail Desktop und für Vista Windows Mail und Windows Kontakte.

 

 

MS Outlook

 

Outlook ist der kostenpflichtige Standard Messaging-Client von Microsoft. Mit Outlook können E-Mails von mehreren E-Mail-Konten abgerufen, persönliche und gruppenspezifische Kalender, Kontakte und Aufgaben integriert und verwaltet werden. Wirksame Posteingangsregeln ermöglichen das Filtern und organisieren von E-Mails.

 

Die vollständige Integration von E-Mail- und Kalenderfunktionen sowie der Kontaktverwaltung machen Outlook zu einem idealen E-Mail-Client.

 

Wird Outlook zusammen mit einem Exchange Server verwendet, können auf Informationen, Workflow-Kommunikation, Gruppenterminplanung, öffentliche Ordner, Formulare etc. über eine gemeinsame Gruppe zugegriffen werden.

 

Outlook integriert in seinen Funktionsumfang z. B. Microsoft Mail, Microsoft Schedule, Lotus Organizer, OneNote, NetManage ECCO usw.

 

Mittlerweile ermöglicht Outlook ebenfalls den Abgleich mit den wichtigsten Personal Digital Assistants (PDAs), wie beispielsweise 3 Com Palm Pilot oder I-Phone.

 

 

Funktionen von Outlook und Outlook Express im Überblick

 

Outlook Express
- E-Mail senden und empfangen
- E-Mails verwalten
- Mehrere E-Mail-Konten verwalten
- Regeln für eingehende E-Mails

 

Outlook                                      
- E-Mail senden und empfangen                       
- E-Mails verwalten                                              
- Mehrere E-Mail-Konten verwalten                  
- Regeln für eingehende E-Mails                        
- Regeln für ausgehende E-Mails                                           
- Anbindung an Exchange Server möglich                       
- Zusammenarbeit mit Office (Word, Excel etc.)           
- Automatische Archivierung                                              
- Terminverwaltung                                                                  
- Besprechungsplan                                                                  
- Aufgabenverwaltung                                                             
- Notizen                                                                                         
- Datenexport in andere Programme                                 
- Wiedervorlage von Elementen                                          

 

Eine E-Mail von Ihre Bank, die Sie auf eine eklatante Sicherheitslücke in ihrem System hinweist und zur Behebung des Problems dringend Ihr Passwort benötigt? Post von Ebay, das durch einen Serverfehler doch aus „versehen“ Ihr Passwort verloren hat und nun ein neues von Ihnen braucht?

 

Falls Sie diese Art von E-Mails auch schon aus Ihrem Posteingang kennen, sind auch Sie Opfer einer so genannten „Phishing-Attacke“ geworden.

 

Als uns noch vor garnicht so langer Zeit dubiose Websitebetreiber mit zahlreichen Spam-Mails auf ihre Homepage locken wollten, waren wir noch noch milde amüsiert über ihre Methoden. Schnell war dieses Problem mit den aktuellen Spam-Filtern, in den E-Mail Programmen beseitigt. Doch die Spionagegefahr auf Ihrem Rechner ist damit noch lange nicht überstanden!

 

Es gibt seit geraumer Zeit eine andere „Plage“ in der virtuellen Welt – das „Fischen“ nach persönlichen Daten und Passwörtern, auch unter dem Begriff „Phishing“ bekannt.

 

Mit seriös aussehenden E-Mails, die von vermeintlich vertrauenswürdigen Absendern wie Banken oder Ebay stammen, versuchen gewiefte Betrüger an die perönlichen Passwörter der Phishing-Opfer zu gelangen. Oftmals sind die Phishing-E-Mails so geschickt gefälscht, das sie so gut wie garnicht von den Original E-Mails zu unterscheiden sind. Die Phishing-Angreifer verlassen sich bei ihren Attacken darauf, dass der Empfänger der massenweise verschickten E-Mails, tatsächlich Kunde bei einer dieser Firmen ist. Gibt der User nun wirklich seine Benutzerdaten (Name, Passwort, PIN etc.) an, fangen die Betrüger diese Daten ab („fischen“) und können sich damit Zugriff auf Benutzerkonten verschaffen.

 

Laut der Schutzorganisation Anti-Phishing-Group (www.antiphishing.com) ist die Anzahl solcher Angriffe seit dem Jahr 2004 stark angestiegen. Allein in Deutschland wird von einem Schaden in Höhe von vielen Tausend Euro ausgegangen.

 

Zwar gibt es zusätzlich zu den bereits bekannten Spamfiltern auch mittlerweile Anti-Phishing-Programme bzw. Funktionen in den bekanntesten E-Mail-Programmen wie Outlook oder Thunderbird, jedoch ein perfekter Schutz gegen solche Phishing-Angriffe ist technisch leider nicht erreichbar.

 

In erster Linie ist hier natürlich die Aufmerksamkeit und das Misstrauen des Benutzers der beste Schutz! Daher gilt als goldene Grundregel: Sie sollten immer Misstrauisch sein, wenn Sie E-Mails von Ihrer Bank, Ihrem Telefonprovider oder anderen Firmen bekommen, in denen nach persönlichen Daten gefragt wird.

 

Rufen Sie zunächst niemals Websites über einen in einer E-Mail erhaltenen Link auf, auf denen Passwörter und Benutzerdaten eingegeben werden müssen. Geben Sie die Internetadresse auf jeden Fall manuell in Ihren Browser ein.

 

Ein sicheres Anzeichen dafür, dass Sie auf der Original Website Ihrer Bank oder anderen sicherheitsbedürftigen Websites sind, ist das https vor der Domain. Das zusätzliche s zeigt eine sichere Verbindung über eine SSL-Verschlüsselung der Seite an, für die der Websitebetreiber eine spezielles Verschlüsselungszertifikat benötigt.

 

Mittlerweile gibt es zuverlässige Plugins für die gängigen Browser, welche die aufgerufenen Websites durch Abgleich mit einer Online-Datenbank, die bereits bekannte Phishing-Seiten enthält, identifiziert und den Anwender ggf. vor Phishing-Inhalten warnt. Bekannte Anbieter für solche Plugins sind z. B. McAfee SiteAdvisor oder Netcraft.

 

Wenn Sie befürchten Opfer eines Phishing-Angriffs geworden zu sein, kontaktieren Sie umgehend Ihre Bank, Ihren Geschäftspartner oder die Polizei.

 

 

Schutzmaßnahmen gegen Phishing im Überblick

 

Damit Sie nicht auch Opfer von „Datenfischern“ werden, fassen wir hier für Sie nochmals die wichtigsten Schutzmaßnahmen zusammen:

 

· Stehen Sie allen E-Mails in denen persönliche Nutzerdaten abgefragt werden immer kritisch gegenüber. Banken oder andere seriöse Firmen fordern ihre Kunden niemals per E-Mail zur Eingabe von vertraulichen Informationen auf!

 

· Bringen sie Ihre Software mit Anti-Phishing Programmen oder entsprechenden Browser Plugins immer auf den neuesten Stand.

 

· Folgen Sie keinen in E-Mails gennanten Links zu Websites, die Passwörter oder Benutzerdaten abfragen.

 

· Achten Sie immer auf das Verschlüsselungsverfahren SSL (https), welches einen geschützten Bereich und damit eine sichere Website anzeigt.

 

· Geben Sie die Internetadresse Ihrer Bank oder anderen Anbietern die über Ihre persönlichen Daten verfügen (z. B. Ebay, Amazon usw.) immer direkt in die Browser-Adresszeile ein.

 

· Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihre Bank, Ihren Geschäftspartner oder die Polizei!