Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

Kennen Sie das auch? Sie bekommen eine E-Mail, die an mehrere Adressen via cc-Feld gleichzeitig verschickt wurde. Zu Ihrem Ärger können Sie nun jede einzelne E-Mail Adresse der Empfänger aus dem Briefkopf der Nachricht entnehmen – unter anderem auch Ihre eigene. Das ist nicht gerade vorteilhaft, zumal Sie auch im nicht-virtuellen Leben nie Ihre Adresse an Fremden weitergeben würden.

Das Problem kann auf zwei Weisen gelöst werden. Zum einen könnte man sich als Versender angewöhnen, die E-Mail Adresse in das Bcc-Feld einzutragen. Jeder Empfänger sieht somit nur seine eigene E-Mail Adresse. Im Geschäftsleben aber gibt es Situationen, in denen es wichtig ist, dass man sieht, WER die E-Mail alles bekommen hat. Auch wenn es um die Beantwortung der E-Mail geht, möchte man seine Antwort auch an alle schicken. Es bleibt Ihnen nichts anderes übrig als sämtliche E-Mail Adressen ins cc-Feld einzutragen.

In Outlook jedoch können Sie bestimmen, wie Ihre Kontakte in E-Mails angezeigt werden sollen. So können Sie festlegen, dass nicht die E-Mail Adresse (z.B. mustermann@syncing.net) sondern nur der Name Klaus Mustermann angezeigt wird. Klicken Sie bei einer solchen E-Mail auf allen Antworten bekommen auch alle Empfänger inklusive Absender die Antwortnachricht, auch wenn Sie nicht alle E-Mail Adressen kennen.
Leider gibt es in Outlook keine generelle Option, die für den gesamten E-Mail Versand gilt. Sie müssen somit jeden Kontakt einzeln überarbeiten. Die Mühe lohnt sich jedoch und Ihre Empfänger werden es Ihnen danken.

1. Öffnen Sie einen Eintrag aus Ihrem Outlook Kontaktordner.

2. Unter dem E-Mail Feld müssen Sie nun den Inhalt des Feldes Anzeigen als überprüfen. Standardmäßig wird sowohl der Name als auch die E-Mail Adresse angezeigt.

3. Löschen Sie nun alle Informationen, bis auf den Namen. Dieser soll ja beim E-Mail-Versand in der Empfängerliste angezeigt werden.

4. Falls der Kontakt noch weitere E-Mail Adressen hat, wiederholen Sie die Bearbeitung auch bei den anderen Adressen.

5. Speichern und schließen Sie den Kontakt.

Diese Änderung hat auch noch einen netten Nebeneffekt: Auch die Empfängerangaben im Ordner Gesendete Objekte werden durch die Reduzierung auf den Namen etwas übersichtlicher.