Wussten Sie, dass Sie häufig genutzte Dokumente in Ihrem Outlook-Menü öffnen können? Damit sparen Sie sich lästiges Klicken durch die Ordner und natürlich – wie immer – sehr viel Zeit. Wie das geht, dass zeige ich Ihnen jetzt.
So erstellen Sie ein neues Menü, von dem Sie auf beliebig viele Dokumente zugreifen können
1. Gehen Sie im Menü auf Extras – Anpassen – Registerkarte Befehle
2. Im linken Bereich (Kategorien) wählen Sie Neues Menü aus
3. Jetzt ziehen Sie einfach mit gedrückter linker Maustaste den Befehl Neues Menü aus dem rechten Bereich (Befehle) auf einen beliebigen Platz in der Menüleiste Continue reading “Outlook Tipp: Im Outlook-Menü auf Dokumente zugreifen”
Kennen Sie schon die Verteilerliste in Outlook? Diese sind genau dann praktisch und zeitsparend, wenn Sie öfters mal eine E-Mail an einer bestimmten Personengruppe verschicken müssen. Denn mit der Verteilerliste brauchen Sie nicht jedes Mal die E-Mail Adressen einzeln in die Empfängerliste klicken.
Sie können sich die Verteilerliste wie einen einzelnen Kontakt vorstellen, der beliebig viele E-Mail Adressen beinhaltet.
Donnerstag, 9. Juli 2009
Erscheint bei Ihnen auch regelmäßig beim Öffnen Ihres Outlooks ein Dialogfeld namens AutoArchivierung. Die meisten Menschen wissen nicht, was sich dahinter verbirgt. Meistens behandelt man das Dialogfeld wie ein lästiges Pop-Up-Fenster und bestätigt es. Später wundern sich dann die meisten Nutzer, dass Daten aus dem Persönlichen Ordner scheinbar verschwunden sind.
Die AutoArchivierung ist in Outlook standardmäßig aktiviert. Im Grunde bedeutet sie nichts anderes als das Verschieben von Elementen, die ein bestimmtes „Verfallsdatum“ erreicht haben, in einen Archivordner.
Wohin werden die Dateien verschoben?
Der Archivordner ist eine pst-Datei. Unter Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung können Sie den Pfad der pst-Datei bestimmen. (Outlook 2007)
Bei früheren Outlook Versionen gehen Sie einfach auf Extras – Dienste – Hinzufügen.
Wie nutze ich die AutoArchivierung sinnvoll?
Die AutoArchivierung dient hauptsächlich dazu, den Persönlichen Ordner zu entlasten und den Überblick über die Datenflut zu behalten. In regelmäßigen Intervallen können Sie nicht mehr benötigte Outlook Elemente automatisch verschieben oder sogar löschen.
Sie können die AutoArchivierung auf drei Arten einstellen und individuell Ihren Bedürfnissen anpassen.
1. Die manuelle AutoArchivierung
Über Datei – Archivieren können Sie jeden beliebigen Ordner archivieren.
Hier können Sie das „Verfallsdatum“ festlegen und den Speicherort des Archivordners bestimmen.
2. Die allgemeine AutoArchivierung
Um lästiges Klicken zu vermeiden können Sie das Ganze auch automatisieren. Gehen Sie dazu den schon bereits bekannten Weg: Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung.
Hier kann bestimmt werden:
- In welchem Zeitintervall archiviert werden soll. (Autoarchivierung alle xxx Tage)
- In welche Datei archiviert werden soll. (Alte Elemente verschieben nach)
- Ob über Durchsuchen eine andere, selbst erstellte pst Datei als Archivdatei genutzt werden soll.
- Ob die archivierten Datensätze verschoben oder gelöscht werden sollen. (Alte Elemente endgültig löschen)
3. Die individuelle AutoArchivierung
Vielleicht möchten Sie für jedes Outlook Element (Kontakte, Kalender, Posteingang) individuelle Archivierungskriterien festlegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Element (z.B. Posteingang) – Eigenschaften – Register AutoArchivierung.
Markieren Sie die Option Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden.
Desweiteren können Sie hier die gleichen Einstellungen festlegen wie bei den anderen AutoArchivierungs Methoden, nur dass diesmal die Kriterien für einen bestimmten Ordner bzw. für ein bestimmtes Outlook Element gelten.
Die AutoArchivierung richtet sich nach Prioritäten. Die individuelle Archivierung hat dabei vor der allgemeinen Archivierung Priorität. Sprich, wenn Sie für den Posteingang eigene Archivierungskriterien festgelegt haben, die anders sind als die der allgemeinen Archivierung wird Ihr Posteingang nach der individuellen Archivierung behandelt.
Wie deaktiviere ich die AutoArchivierungsfunktion?
Gehen Sie auf Extras – Optionen – Register Weitere – AutoArchivierung.
Entfernen Sie den Haken bei AutoArchivierung.
Dienstag, 7. Juli 2009
Nachdem wir Ihnen im letzten Outlook Tipp die Regelfunktion gezeigt haben, möchten wir Ihnen natürlich die versprochene Hilfe geben, wenn Sie Ihre E-Mail partout nicht mehr finden können. Dafür gibt es in Outlook die Suchfunktion, wiederum aufgeteilt in einer Einfachen Suche und einer Erweiterten Suche. Keine Sorge, wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, was es mit den beiden Suchfunktionen auf sich hat und wie Sie sie nutzen können.
Einfache Suche
Mit der einfachen Suche können Sie den kompletten Text Ihrer Nachrichten nach einem bestimmten Stichwort durchsuchen. Dazu gehört auch der Nachrichtenkopf, weshalb Sie auch Bestandteile des Empfängers oder Absenders in die Suche eingeben können.
Um zur einfachen Suche zu kommen, machen Sie folgendes:
1.) Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Suchen-Symbol. Es wird die Suchen-Leiste eingeblendet.
2.) Im Feld Suchen nach geben Sie das Suchwort ein. Der komplette Text wird somit nach diesem Wort in allen Nachrichten durchsucht.
3.) Im Feld Suchen in können Sie zusätzlich auswählen, in welchem Ordner nach dem Wort gesucht werden soll. Haben Sie mehrere Unterordner im Posteingang, wählen Sie alle aus.
4.) Danach brauchen Sie nur noch auf Suche starten klicken.
5.) Haben Sie Ihre E-Mail gefunden, klicken Sie auf löschen und Sie können die Suche beenden.
Erweiterte Suche
Wurden Sie bei der Einfachen Suche nicht fündig, lohnt es sich auf jeden Fall die Erweiterte Suche zu nutzen. Vor allem wenn Sie mehrere Kriterien haben oder mehrere E-Mails suchen wie z.B. alle E-Mails in einem bestimmten Zeitraum von einer bestimmten Person.
1.) Gehen Sie im Menü Extras – Erweiterte Suche. Schneller geht es mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + F.
2.) Auf der Registerkarte Nachrichten können Sie die Suche genauer definieren:
Suche nach: Hier können Sie das Outlook-Element auswählen, nachdem Sie suchen.
In: Klicken Sie auf Durchsuchen und Sie können mehrere Ordner bestimmen, in dem gesucht werden soll.
Suchen nach (Register Nachrichten): Hier müssen Sie das Suchwort eingeben.
In (Register Nachrichten): Hier legen Sie fest, welcher Bereich des Elements durchsucht werden soll.
Von: Kennen Sie den Absender der gesuchten Nachricht, klicken Sie auf Von und wählen Sie aus dem Adressbuch den Absender aus.
Gesendet: Wenn Sie den Empfänger der gesuchten Nachricht kennen, können Sie diesen hier auswählen. Ebenso können Sie noch festlegen, dass nur in E-Mails gesucht werden soll, in denen Sie als einziger Empfänger in der “An”-Zeile stehen.
Zeit: Hier können Sie den Zeitraum definieren, in dem gesucht werden soll.
3.) Auf der Registerkarte Weitere Optionen finden Sie noch weitere Suchkriterien für Ihre Suche.
4.) In der Registerkarte Erweitert können Sie zusätzlich noch eigene Suchkriterien festlegen.
Hinweis: Je nachdem welche Outlook-Elemente Sie durchsuchen (Nachrichten, Aufgaben, Kontakte, etc.) verändern sich die Auswahloptionen der Erweiterten Suche.
Montag, 6. Juni 2009
… hat bekanntlich die Qual. Sich dieser Qual aber zu stellen, macht gerade bei dem breiten Angebot von Sicherungsprogrammen für Outlook Sinn. Da lohnt es sich schon mal, genauer hinzuschauen, bevor man den Geldbeutel zückt. Denn der Teufel steckt oftmals im Detail.
Wir haben uns für Sie einmal umgeschaut und die gängisten Backup Softwares für Outlook etwas genauer unter die Lupe genommen. Gerade in Outlook befinden sich wichtige Daten, wie z.B. Geschäftskontakte oder Termine, die nach einem Computerabsturz meistens für immer gelöscht sind. Eine regelmäßige Datensicherung lohnt sich. Am Besten ist es jedoch, wenn man auch die mühvoll eingerichteten Einstellungen, Filter und Regeln sichern kann, so dass man nach einem Computerabsturz schnell sein “altes” Outlook wiederherstellen kann.
Welches Outlook Backup dabei welche Daten sichert, können Sie in unserer Vergleichstabelle auf unserer Homepage lesen. Dabei haben wir auch nachgeschaut, inwieweit die individuellen Outlook Einstellungen gesichert werden oder das Backup über eine Automatisierung verfügt.
Einen ausführlichen Bericht über den Outlook Backup Vergleich können Sie im Blog Datenaustausch: Dein Netz aus Daten nachlesen.
Entscheiden Sie selbst, welche Lösung für Ihre Zwecke am Besten geeignet ist. Stellen Sie sich der Qual der Wahl!
Donnerstag, 2. Juli 2009
Jeden Morgen wenn Sie in Ihr Büro kommen wartet meistens ein überquellender Posteingang darauf, von Ihnen sortiert zu werden. Vor allem wenn Sie frisch und erholt aus dem Urlaub kommen kann diese Aufgabe mitunter sehr lästig und zeitintensiv sein. Für dieses Problem bietet Outlook kleine Sortierhelfer an, so genannte Regeln. Diese übernehmen für Sie das Sortieren Ihrer E-Mails. Wir zeigen Ihnen, an einem anschaulichen Beispiel wie es geht.
Sie haben mehrere Newsletter abonniert? Damit diese Ihren Posteingang nicht unnötig überfüllen, machen Sie doch einfach eine Filterregel, die jeden Newsletter sofort in einen dafür vorgesehenen Outlook-Ordner sortiert.
Erstellen Sie zuerst in Ihrem Posteingang (oder unter Persönliche Ordner) einen Unterordner mit dem Namen Newsletter. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang (bzw. auf Persönliche Ordner) – Neuer Ordner und benennen diesen mit Newsletter.
Jetzt müssen Sie nur noch die Regeln für diesen Ordner bestimmen.
Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen. In dem sich öffnenden Menü klicken Sie auf Neue Regel. Besonders für die Newsletter-Regel können Sie eine Vorlage verwenden.
Folgende beiden würden sich dafür anbieten:
- Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben.
- Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben.
Für unser Beispiel ist die zweite Vorlage sehr nützlich.
Anschließend klicken Sie im unteren Bereich auf bestimmte Wörter. Ein Dialogfeld öffnet sich in dem Sie bestimmte Wörter eingeben können, nach denen eigehende E-Mails überprüft werden können. In einem Newsletter wird häufig das Wort Newsletter verwendet. In unserem SYNCING.NET- Newsletter schreiben wir häufig am Anfang des Betreffs SYNCING.NET.
Klicken Sie auf OK um das Fenster zu schließen und die Einstellungen zu speichern. Jetzt brauchen Sie nur noch den gewünschten Ordner auswählen, in dem die Newsletter hineinsortiert werden sollen. Dafür klicken Sie auf den Link Zielordner.
Wählen Sie nun im Ordnerverzeichnis den Ordner Newsletter aus, den Sie zu Beginn angelegt haben. Dann noch auf OK und Fertig klicken und Ihre Regel wurde erstellt.
Trotz Vorfreude endlich das lästige Sortieren los zu sein, sollten Sie eins bedenken: Das automatische Verschieben von Nachrichten ist nur bedingt ratsam. Es besteht die Gefahr, dass eingehende E-Mails irgendwo in den Tiefen Ihrer Ordnerstruktur verschwinden. Allerdings hat auch Outlook für dieses Problem eine geeignete Suchfunktion, doch diese werden wir Ihnen das nächste Mal vorstellen. Schauen Sie also auch das nächste Mal wieder in unserem Blog vorbei!
Mit Outlook können Sie weitaus mehr als nur Ihre E-Mails abrufen oder Termine verwalten. Genauer gesagt können Sie mit Outlook sogar im Internet surfen. Zumindest zum Teil, einen Browser ersetzt es trotzdem nicht.
In Outlook können Sie eine Liste der Internetseiten erstellen, die Sie häufig brauchen. Ebenso können Sie später direkt aus Outlook auf die Seiten springen.
1.) Gehen Sie in Outlook auf Wechseln zu – Verknüpfungen. (Shortcut: Strg+7).
2.) Anschließend klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen.
3.) Geben Sie nun einen Namen in dem angezeigten Balken ein, hier z.B. Favoriten
4.) Sie können nun beliebig viele Adressen von Internetseiten in diese Gruppe ziehen. Öffnen Sie dazu Ihren Internet Explorer und gehen Sie auf die Seite, die Sie zu Ihrer neuen Gruppe hinzufügen möchten. Klicken Sie in der Adresszeile des Browsers auf das Symbol links vor der Adresse. Ziehen Sie die Adresse mit gedrückter linker Maustaste in das Outlookfenster zu Ihrer Gruppe.
Ein Klick auf die entsprechende Seite genügt und Sie können sie direkt in Outlook aufrufen. Möchten Sie die Verknüpfung umbenennen (z.B. in syncing.net) klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Adresse und wählen Sie die Option Verknüpfung umbenennen.
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