Montag, 29. Juni 2009
Kennen Sie die Funktion in Outlook, mit der man eine bereits gesendete E-Mail zurückrufen kann? Doch bevor Sie jetzt munter Ihren Ärger über einen Kollegen per E-Mail Luft machen wollen in der Überzeugung, die Nachricht wieder zurückzurufen, muss ich Sie schon mal im Vorfeld abbremsen. Diese Funktion klingt sehr verlockend – zugegeben. Allerdings hat Sie einen kleinen Haken. Das Ganze funktioniert nämlich nur unter folgenden Bedingungen.
1.) Der Empfänger hat Ihre Nachricht noch nicht gelesen
2.) Sie arbeiten an einem Exchange Server (dann lässt sich die Funktion mit allen Outlook –Versionen ab 98 realisieren)
3.) Sie haben die E-Mail intern gesendet. Wird Sie extern gesendet, darf der Server Sie noch nicht weitergesendet haben
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie Ihre E-Mail jederzeit zurückholen bzw. durch eine andere ersetzen. Das ist gerade dann nützlich, wenn man vergessen hat, die Anlage einzufügen.
Und so geht’s:
1. Öffnen Sie mit einem Doppelklick die entsprechende E-Mail im Ordner Gesendete Objekte
2. Gehen Sie dann zu Aktionen – Diese Nachricht zurückrufen.
In Outlook 2007 finden Sie diesen Befehl unter Andere Aktionen
3. Ein Dialogfeld öffnet sich. Hier können Sie auswählen, ob Sie die Nachricht im Posteingang des Empfängers löschen, oder ob Sie sie durch eine neue Nachricht ersetzen wollen.
Wollen Sie nicht, dass der Empfänger von Ihrem Nachrichtenrückruf erfährt, machen Sie unbedingt das Häkchen weg bei Ergebnis des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen.
Wenn Sie letztere Funktion auswählen, wird die alte E-Mail geöffnet und Sie können sie beliebig verändern. Mit einem Klick auf Senden wird die alte E-Mail durch die neue ersetzt. Der Empfänger bekommt nur die veränderte Version zu Gesicht.
Achtung: Kommt Ihnen der Empfänger zuvor, kann er nicht nur die alte E-Mail lesen, sondern erfährt auch von Ihrer Rückholaktion sowie der Änderung. Genießen Sie diese Funktion mit Vorsicht!!
Freitag, 26. Juni 2009
Zum Wochenende haben wir noch einen guten Tipp, wie Sie beim Schreiben Ihrer E-Mails viel Zeit sparen können.
Kennen Sie schon die Schnellbausteine in Outlook 2007? Diese sind gerade dann nützlich, wenn Sie häufige Anfragen mit identischen E-Mails beantworten. Als Personaler schicken Sie z.B. häufig eine standardisierte E-Mail an jeden Bewerber, der den Eingang der Bewerbung bestätigt. Den Text immer neu schreiben ist dabei viel zu umständlich. Ebenso kann es die altbewährte copy-und-paste-Methode lange nicht mit der Schnelligkeit der Schnellbausteinen aufnehmen.
In den Vorgängerversionen hieß diese Funktion übrigens Textbaustein, funktionierte aber genauso wie die Schnellbausteinen.
Wie aber erstellt man einen Schnellbaustein. Das ist ganz einfach. Wir zeigen es Ihnen Schritt für Schritt. Los geht’s!
1. Öffnen Sie eine E-Mail und schreiben Sie einen Text, den Sie häufig verwenden. Danach markieren Sie diesen Text bzw. Grafikelemente, falls diese vorhanden sind.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, dort auf Schnellbausteine – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog zeigen.
3. Nun will Outlook noch das Kürzel wissen. Ich habe für die Bewerbungsbestätigung mal das Kürzel „b-eingang“ gewählt. Natürlich können Sie jedes beliebiges Kürzel verwenden. Am besten Sie nehmen eins, welches Sie schnell schreiben und sich einfach merken können.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Wenn Sie nun eine neue E-Mail öffnen und den Schnellbaustein nutzen möchten, dann schreiben Sie einfach das Kürzel und drücken die Taste F3. In unserem Beispiel also b-eingang + F3. Schon wird das Kürzel in den festgelegten Text umgewandelt.
Möchten Sie Ihren Schnellbaustein bearbeiten, klicken Sie einfach wieder auf das Schnellbausteine-Symbol (siehe 2.) und dann mit der rechten Maustaste auf einen Schnellbaustein im Kontextmenü.
Für alle, die noch kein Outlook 2007 besitzen:
Sie können in den älteren Outlook-Versionen sogenannten Textbausteine einfügen. Dazu benutzen Sie die AutoKorrekturoption der Rechtschreibung.
Gehen Sie auf Extras – Optionen – Tab Rechtschreibung – Button AutoKorrekturoptionen.
Dort geben Sie ein Kürzel ein und lassen es ersetzen durch Ihren Text, der beim Eintippen des Kürzels ersetzt werden soll. In der E-Mail tippen Sie einfach das Kürzel, Outlook ersetzt es automatisch durch den definierten Text.
Donnerstag, 25. Juni 2009
Immer wieder bekommt man E-Mails von neuen Kontaktpersonen, die man zu seinen Outlook Kontakten hinzufügen möchte. Der kommerzielle Weg ist hierbei, die Absenderadresse zu kopieren, Kontakte öffnen, neues Kontaktformular öffnen, Adresse einfügen.
Viel zu zeitraubend und umständlich, nicht wahr? Wir haben für Sie zwei Möglichkeiten entdeckt, wie Sie das Ganze noch beschleunigen können.
1. Möchten Sie nur eine E-Mail Adresse zu den Kontakten hinzufügen, dann machen Sie folgendes:
Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absenderadresse. Wählen Sie im Kontextmenü Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
Das Kontaktformular öffnet sich nun, die E-Mail Adresse ist schon eingetragen. Jetzt können Sie noch weitere Daten über die Person hinzufügen.
2. Sie bekommen eine E-Mail mit Signatur und möchten den Absender zu Ihren Kontakten hinzufügen?
Kein Problem: Ziehen Sie die E-Mail auf das Kontaktsymbol, daraufhin öffnet sich das Kontaktformular.
Jetzt brauchen Sie nur noch mit gedrückter linker Maustastatur die Signatur-Daten (Adresse, Telefon, Fax, etc.) einzeln in die entsprechenden Kontaktfelder ziehen.
Das war’s schon! Wenn Ihnen dieser Tipp gefallen hat, schreiben Sie uns doch einen Kommentar. Wir freuen uns über jedes Feedback!
Mittwoch, 24. Juni 2009
Viele Menschen nutzen Outlook für Ihre Aufgabenverwaltung. Gehören Sie auch dazu? Dann wissen Sie bestimmt, wie man eine neue Aufgabe in Outlook anlegen kann. Dass es aber gleich vier Möglichkeiten gibt, wissen die wenigsten. Und vielleicht finden Sie hier eine Möglichkeit, die für Sie noch bequemer ist als Ihre althergebrachte.
1. Neue Outlook-Aufgabe über das Menü
Sie können über das Menü eine Aufgabe anlegen, wenn Sie im Menü auf Neu und dann auf Aufgabe klicken.
2. Neue Aufgabe über die Symbolleiste
Schneller geht das ganze noch über das Symbol Neue Aufgabe im Aufgaben-Ordner. Hier benötigen Sie lediglich einen Mausklick.
3. Neue Aufgabe per Tastenkombinationen
Kennen Sie die Tastenkombination Strg + N? Einfach im Aufgaben-Ordner drücken und im Nu öffnet sich ein neues Aufgabenformular.
4. Und noch eine Tastenkombination
Mit Shift + Strg + T können Sie von überall aus eine Aufgabe anlegen, z.B. von Ihrem Kalender aus. Das ist sehr nützlich, da man so bequem und in Ruhe im Kalender nachschauen kann, wann man Zeit hat ohne dass man zwischen Aufgaben-Ordner und Kalender hin und her switchen muss.
Dienstag, 23. Juni 2009
Oft ist es sinnvoll, eine oder auch mehrere E-Mails vorzubereiten, um sie dann zeitversetzt zu versenden. Dies lässt sich mit Outlook ganz einfach bewerkstelligen.
1. Schreiben Sie in Outlook eine neue Mail. Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind, klicken Sie in der geöffneten Nachricht auf Optionen. In Outlook 2007 finden Sie die entsprechende Schaltfläche hier:
2. Öffnen Sie das Optionen-Fenster. Hier brauchen Sie nur noch ein Häkchen bei der Option Übermittlung verzögern bis setzen und den Zeitpunkt bestimmen, zu dem die E-Mail gesendet werden soll. Klicken Sie anschließend in Ihrer E-Mail auf Senden. Das war’s!
Was Sie beim zeitversetzten Senden Ihrer E-Mails beachten sollten:
Das zeitversetzte Senden von E-Mails funktioniert nur dann, wenn Ihr Outlook zum Sendezeitpunkt geöffnet bzw. online ist. Ihr PC muss eingeschaltet sein.
Einzige Ausnahme: Sie arbeiten mit einem Exchangeserver. Dieser ist ja immer online
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