Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

Ärgern Sie sich auch manchmal, wenn eine Nachricht aus Ihrem Postfach verschwunden ist, weil Sie sie schon Zuhause auf Ihr Mailprogramm geladen haben? Mit Outlook können Sie dafür sorgen, dass Kopien Ihrer Nachrichten auf dem E-Mail-Server bleiben.

1. Gehen Sie in Outlook auf Extras/E-Mail-Konten.
2. Klicken Sie auf weiter.
3. Öffnen Sie mit einem Doppelklick das Konto, für das Sie die Änderungen vornehmen möchten.
4. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
5. Gehen Sie zur Registerkarte Erweitert. Markieren Sie das Kästchen neben Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen.
6. Bestätigen mit OK-weiter-Fertig stellen.

Ab sofort können Sie ganz normal Ihre E-Mails mit Outlook abrufen, mit einem kleinen Unterschied: Ihr E-Mail-Server behält eine Kopie aller Nachrichten für sich. So können Sie jederzeit und überall auf sämtliche Ihrer E-Mails zugreifen.

Werden Sie auch jeden Tag mit unerwünschten E-Mails von Leuten bombardiert, die Sie gar nicht kennen? Für dieses Problem bietet Outlook 2007 und 2003 eine nützliche und vor allem schnelle Lösung.

1. Gehen Sie im Menü auf Extras–Optionen
2. Klicken Sie im Register Einstellungen auf die Schaltfläche Junk-E-Mail
3. Wählen Sie auf dem Register Optionen die Einstellung Nur sichere Absender und Empfänger (letzter Kreis in der Auflistung)
4. Gehen Sie auf das Register Sichere Absender und aktivieren Sie – falls nicht schon ausgewählt – das Kontrollkästchen vor Meine Kontakte sind auch vertrauenswürdige Absender. Außerdem können Sie zusätzlich die Option darunter markieren, so dass Personen, denen Sie eine E-Mail schreiben automatisch zu den sicheren Absendern dazu gelistet werden. Ebenso sollten Sie überlegen, ob es nicht weitere Personen gibt, die Sie nicht in Ihrem Adressbuch haben und denen Sie auch kaum eine E-Mail schreiben (z.B. Newsletter). Diese können Sie der Liste hinzufügen.
5. Bestätigen Sie alle geöffneten Dialoge mit OK.

In Zukunft gelangen nur noch E-Mails in Ihrem Posteingang, die von bekannten Personen stammen. Alle weiteren landen in dem Ordner Junk-E-Mail. Hier sollten Sie jedoch regelmäßig einen Blick reinwerfen, damit die fälschlicherweise aussortierten Nachrichten nicht im Delirium landen.

Probieren Sie es aus und sparen Sie sich die Zeit unerwünschte E-Mails manuell auszusortieren!

Sie kennen das bestimmt: Jeden Tag trudeln zig Nachrichten in Ihren Posteingang, die Sie über tolle Gewinnspiele und Produkte informieren. Nicht selten fragen Sie sich vielleicht, woher man Ihre E-Mail Adresse bezogen hat. Genau dieser Frage sollten Sie gezielt auf den Grund gehen, wollen Sie von der täglichen Spamwelle nicht überrollt werden. Denn nicht nur Werbung landet in Ihrem Posteingang, sondern auch Hackerseiten, kopierte Programme und Viren.

Um dem täglichen Kampf mit Spam für sich zu entscheiden, wollen wir Ihnen hier ein paar Tipps geben, die Ihnen bestimmt dabei helfen werden.

Continue reading “Outlook Tipp – Und täglich grüßt der Spam”

Terminkalendereinträge mit einem Tastendruck.
copy2calendar erzeugt im Handumdrehen Kalendereinträge aus textbasierten Terminangaben. Das Tool kann aus jedem Windows-Programm genutzt werden. Der Benutzer markiert den Text mit Datum und Uhrzeit und drückt zweimal Strg-C. Nach einer Bestätigung des erkannten Termins wird ein neuer Kalendereintrag in Microsoft Outlook, Lotus Notes oder Palm Desktop erstellt.

copy2calendar erkennt alle gebräuchlichen Formate von Datums- und Uhrzeitangaben, wie z.B. 12.06.06, übermorgen 10 bis 11 Uhr oder Do. 1. bis Fr. 2. Feb. 2007 Neben sprachunabhängigen Formaten versteht das Tool Terminangaben in 13 westeuropäischen Sprachen. Darunter befinden sich Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch, aber auch weniger geläufige Sprachen wie etwa Isländisch oder Finnisch.

Das Windows-Tool ist in der neuen Version 2.0 für private Nutzer kostenlos erhältlich

Den Download gibt es hier – Download Copy2Calendar

Bestimmt wissen Sie schon lange wie Sie Ihre E-Mails löschen können. Entweder über das Menü oder mit der Entf-Taste. Der Nachteil dieser Funktion ist, dass die Objekte nicht ganz gelöscht werden, sondern in den Ordner “Gelösche Objekte” wandern. Dort stauen Sie sich bis Sie irgendwann die Zeit finden, den Ordner zu leeren.

Wenn Sie hunderte von gelöschten E-Mails in Ihrem Outlookordner vermeiden möchten, probieren Sie doch mal das hier: Markieren Sie die E-Mail, die Sie endgültig löschen möchten und benutzen Sie die Tastenkombination Shift + Entf.

Die gelöschte E-Mail wandert nun nicht in der Zwischenablage “Gelöschte Ordner”, sondern ist nun endgültig gelöscht. Das Ganze funktioniert für sämtliche Outlook-Objekte.

Hat Ihnen dieser Tipp geholfen? Lassen Sie es uns wissen. Wir freuen uns über jedes Feedback von Ihnen.

Falls Sie jetzt denken: “in Outlook sortieren, das kann doch jeder!” rate ich Ihnen trotzdem dazu weiterzulesen. Ich bin mir sicher, dass Sie mit dem Sortieren in Outlook durchaus vertraut sind und regelmäßig den Spaltenkopf (z.B. “von”) anklicken. Allerdings lässt sich mit dieser Methode nur nach einer Spalte sortieren. Nachrichten werden entweder nach dem Absender oder dem Betreff oder dem Empfangsdatum ordnen. Was aber, wenn ich meine Nachrichten nach mehrern Spalten anordnen möchte, z.B. erst nach dem Absender und dann nach dem Empfangsdatum?

Die Lösung unseres Problems liegt in der Shift-Taste!

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die erste Spaltenüberschrift, nach der Sie sortieren möchten (z.B. “von”).

2. Halten Sie nun die Shift-Taste gedrückt und klicken auf die zweite Spaltenüberschrift (z.B. erhalten). Die Nachrichten werden nun zuerst nach dem Absender und anschließend nach dem Empfangsdatum angeordnen.

Mit diesem Trick können Sie sämtliche Spalten nach Ihrer Reihenfolge anordnen. Probieren Sie es aus!

Das kann die Geburtstags- und Jahrestagsverwaltung von EDV-Service Marchert:

• Altersanzeige im Kalender für Geburtstage
• Fehlende Geburtstagstermine anlegen
• Geburtstagsliste mit Zusatzfunktionen
• Automatische Geburtstags-E-Mail
• Erinnerung beliebig anpassbar (auch am Tag des Geburtstags)
• Export der Geburtstage nach Excel®
• Virtuelle Verpackung von CustomDays
• Jahresanzeige im Kalender für Jahrestage
• Fehlende Jahrestagstermine anlegen
• Jahrestagsliste mit Zusatzfunktionen
• Automatische Jahrestags-E-Mail
• Erinnerung beliebig anpassbar (auch am Tag des Jahrestags)
• Export der Jahrestage nach Excel®

Hier finden sie den Download

Kurzbeschreibung
Sie möchten Ihr Outlook auf dem Desktop-Rechner mit dem Ihres Laptops abgleichen?
Jetzt heißt es: Gewußt wie! Kopiere ich den Persönlichen Ordner manuell? Zu umständlich! Transportiere ich die Daten über einen USB-Stick? Zu aufwändig! Nutze ich die Import/Export-Funktion? Da werden ja nicht alle Daten übertragen! Gebe ich viel Geld für Zusatztools aus? Zu teuer!

Der zweite Band von Outlook Tipps & Tricks verrät Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Outlook-Inhalte dauerhaft synchron halten.

Sie sind gerade “freiwillig” zum Systemadministrator eines Exchange Servers “befördert” worden und haben deshalb Alpträume?. Outlook Tipps & Tricks 2 versorgt Sie mit kompetenten Informationen zu den dringensten Fragen- und den dazugehörigen, praxisnahen Antworten. Haben Sie nicht auch schon mal kräftig geflucht, wenn es um die Datensicherung mit Outlook ging?

Die bittere Realität: Fehlende Inhalte, komplizierte Workarounds und Datenverlust können ein Backup zum Horrortrip machen. Olaf von Hoff zeigt Ihnen, das nicht alle Wege zu einer erfolgreichen Sicherung führen.

Autorenkommentar
Liebe Leserin, lieber Leser
Outlook und sein Funktions-Füllhorn sind nicht in allen Teilen vergnügungssteuerpflichtig. Noch dazu kursiert in den diversen Communities eine Reihe von Halbwahrheiten und Lösungsplacebos, die von einem Help-Desk zum anderen vererbt werden. Leider trägt die Verbreitung dieser Outlook-Falschmeldungen nicht zur Wahrheitsfindung bei, hat jedoch leider direkte Auswirkung auf die Zeit, die Sie benötigen, um mit Outlook weiterzuarbeiten. Denn nicht jeder Outlook-Anwender hat die Zeit, stundenlang beim Troubleshooting „Stille Post“ zu spielen. Ich möchte, dass Sie Spaß haben, mit Outlook zu arbeiten, und jeden Fehler als Chance begreifen, etwas mehr über Ihren E-Mail-Client zu erfahren. Es gibt keinen Grund, sich mit blutdruckerhöhenden Programmunzulänglichkeiten abzufinden. Wandeln Sie den Frust über Outlook (und eigene Flüchtigkeitsfehler) in eine gesunde Neugierde auf Ursache und Wirkung im beliebtesten Personal-Information-Manager der Welt um. Denn dass eine Wechselwirkung zwischen schlechter Laune und PC-Malaise besteht, wird niemand bestreiten. Und dass alles mit allem zusammenhängt, ist gerade im Computerbereich schon längst keine Binsenweisheit mehr.
Ich würde mich freuen, wenn Sie von meiner ganz persönlichen Outlook-Chaostheorie profitieren könnten – und möchte Sie davon überzeugen, dass Outlook auch nur ein virtueller Organismus ist, mit Schwächen und Stärken. Mit dem zweiten Teil von Outlook Tipps & Tricks gebe ich Ihnen wieder den gewohnten Mix aus Direktlösungen und Hintergrundinformationen an die Hand – damit Ihr Alltag mit Outlook problemfrei bleibt und so funktioniert wie ein Schiedsrichter, der immer dann gute Noten bekommt, wenn man sich nicht mit ihm beschäftigen muss.
Und wenn Sie sich doch mal wieder in einer Outlook-Depression befinden, denken Sie an Ihren prominenten Leidensgenossen Jeff Raikes, seines Zeichens scheidender Office-Chefentwickler, der unumwunden zugab, glücklich damit zu sein, ein Unternehmen geleitet zu haben, dessen Produkte er selbst verwende.
Immerhin ein kleiner Trost …

Viel Spass beim lesen…

Hier gibts das Buch bei Amazon

Eine Kommentarfunktion steht leider nicht zur Verfügung, aber es gibt einen kleinen Trick.

1. Öffne die empfangene Mail
2. Wähle das Menü Nachricht
3. Auf Aktionen klicken
4. Auf Andere Aktionen klicken
5. Nachricht bearbeiten

Hat diese Hilfe weitergeholfen ?

Das Addon erweitert Outlook zu einem Buchungssystem. Mit Calendar Browser können Sie Ihre gesamten Zeitressourcen verwalten.

Schneller Überblick
Calendar Browser liefert Ihnen einen schnellen Überblick über ein oder mehrere Betriebsmittel (z.B. Räume und die dazu benötigte gastronomische Versorgung, Produktionsplanung, Fuhrpark, Termine der Außendienstmitarbeiter, eigene Arbeitszeit, Verleih und Vermietungen, Urlaubsplanungen, auch geeignet für öffentliche Einrichtungen etc.) um so ganz einfach die noch frei stehenden Resourcen einzusehen oder die Terminplanung Ihrer Mitarbeiter planen und zu überprüfen. Im vertrauten Outlook-Design können Sie sehr einfach ein Hilfsmittel anmelden, oder eine Zusammenkunft mit einer Person festlegen. Sie können Ihre Buchungen oder Ihre Betirebsmittel per Drag ‘n Drop bearbeiten.
Eine Übersicht der Termine kann leicht in ein Excel-Dokument oder in eine HTML-Datei exportiert werden, welche im Internet oder Intranet veröffentlicht werden kann.

Das Addon basiert auf einer Groupware ( Exchange )
Calendar Browser basiert auf einem Exchange- bzw. Public ShareFolder Server.
Betriebsmittel werden auf Ihrem Exchange Server – in einem öffentlichen Ordner oder in einem Exchange (Public ShareFolder) Email-Konto oder einer Kombination von beidem gespeichert und geführt.

Vereinfachtes Management
Calendar Browser bietet einfaches aber leistungsfähiges Management Ihrer Betriebsmittel an. Verwalten Sie Ihre Betriebsmittel mit wenigen Klicks. Es können sogar einzelne „Rechte“ für Benutzer auf einen Standard-Exchange-Ordner eingestellt werden.

Umfangreiche Suchfunktion
Die Calendar Browser Such-Funktion ist sehr übersichtlich um freie Betriebsmittel zu finden, wenn Sie diese schnell benötigen. Sie können nach Datum, Zeit und Dauer sortieren, wobei Ihnen dann nur die freien Betriebsmittel angezeigt werden.

Zusätzliche Eigenschaften
Calendar Browser bietet Ihnen viele nützliche Eigenschaften. Eine HTML Beschreibung jedes Hilfsmittels, die Text und Abbildungen enthalten können, kann hinzugefügt werden. Mit jeder Anmeldung können auch zusätzliche Dienstleistungen hinzugefügt werden – zum Beispiel Lebensmittelanschaffungen Dienstleistungen, Konferenzmaterial oder IT-Ausrüstung. Anmeldungen können an Projekte (Personen, Maßeinheiten, Kunden usw.) gebunden werden.

Keine Client Installation
Outlook Calendards ist sehr leicht zu installieren. Nach ca. 5 Minuten auf einem File Server steht Ihnen das Addon zur Verfügung.

Funktionen und Leistungen

• der freien Hilfsmittel und eine direkte Rückmeldung der Resultate
• einfacher Überblick und Navigation
• einfaches Management der Betriebsmittel und eine Hilfsmittelbeschreibung
• Wochenansicht mit allen Betriebsmitteln in einem ansprechenden, exportfähigen Rasterfeld
• Anmelden von Extraservices wie Lebensmittelanschaffung oder Konferenzmaterial
• keine Client Installation – Sie benötigen nur einen File-Server!
• Arbeiten mit allen Sprachenversionen von Outlook
• Sehr leichte Installation
• Quellprogramm und eine Entwicklerunterstützung vorhanden

Hier gehts zum Download von Calendar Browser fuer Outlook