Tipps & Addons für Outlook, Email & Handy

 

Im digitalen Zeitalter wird immer mehr Schriftverkehr über das Internet per E-Mail abgewickelt. Was früher auf einem Geschäftsbrief die Unterschrift darstellte, ist in den E-Mails heute die Signatur.

 

E-Mail Signaturen sind im Grunde dazu gedacht die E-Mail automatisch mit Name, Anschrift und den weiteren Kontaktdaten des Absenders zu versehen. Jedoch finden Firmen und zunehmend auch Privatleute in Signaturen eine weitere Möglichkeit um Hinweise, Werbebotschaften etc. zu übermitteln.

 

Eine Signatur ist wie eine Visitenkarte, ein Aushängeschild. Es können der Name, die Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname und sogar ein Firmenlogo mit in die Signatur eingebunden werden.

 

 

So erstellen Sie eine eigene Signatur

 

1. Öffnen sie über den Menüpunkt Extras von Outlook den Dialog
Optionen und wechseln Sie in das Register E-Mail-Format

 

2. Im unteren Teil des Registers befindet sich der
Bereich Signaturen

 

3. Der Dialog Signaturen ist noch leer.
Um eine erste Signatur zu erstellenklicken Sie auf Neu

 

4. Nachdem Sie eine Bezeichnung für eine neue Signatur
eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter, dann geben
Sie den gewünschten Inhalt der Signatur ein

 

5. Klicken Sie auf Fertig stellen

 

Die Signatur können Sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten. D. h. Schriftart, Größe und Farbe sind individuell wählbar. Mit der Option Absatz kann der Text der Signatur links- oder rechtsbündig, mittig oder mit Aufzählungszeichen formatiert werden. Auch eine in HTML erzeugte Signatur kann über die Option Erweitertes Bearbeiten eingefügt werden.

 

Soll ein Bild oder ein Firmenlogo mit in die Signatur eingebunden werden, so ist von Anfang an das Nachrichtenformat HTML für die Signatur auszuwählen. Über Extras / Optionen kommen Sie in Outlook zu dem Register das E-Mail-Format und können dort im Feld Verfassen im Nachrichtenformat HTML auswählen.
Nun kann eine Signatur, wie bereits in den Punkten 1. – 5. beschrieben, erstellt und das Bild oder Logo hinzugefügt werden. Hierbei ist zu beachten das, das Bild in den Formaten .jpeg oder .gif erstellt sein muss.

 

 

Anwendung mehrerer Signaturen

In Outlook können mehrere Signaturen angelegt und je nach Bedarf an die entsprechenden E-Mails angehängt werden. Ab der Outlook Version 2003 ist es auch möglich, jedem erstellten E-Mail-Konto eine eigene Signatur zuzuweisen. Diese Zuweisung kann bei den einzelnen E-Mail-Konten über Extras / Optionen / E-Mail-Format / Signaturen vorgenommen werden.
Es gibt ebenfalls die Möglichkeit unterschiedliche Signaturen für neue, versendete und weitergeleitete Nachrichten zu verwenden.

 

 

Signaturen mit eingebauter VCard

An eine Signatur kann auch automatisch eine so genannte VCard angehängt werden. Eine VCard ist eine international standardisierte Form eines Kontaktbuch-Eintrages, also ein genormtes Adressformat.
Mit der elektronischen VCard können Sie auch anderen Personen Ihre Kontaktdaten, wie beispielsweise Adresse und Telefonnummer, so zuschicken, dass die Daten direkt als Outlook-Kontakt übernommen werden können.

 

In Kombination mit einer Signatur ist die VCard im Anhang einer E-Mail also ideal dazu geeignet sich neuen Geschäftspartnern oder Kunden vorzustellen.

 

Eine VCard wird automatisch erzeugt, wenn ein neuer Kontakt manuell angelegt wird.

 

Für Viele ist es eigentlich genau das selbe, doch wie so oft im Leben sagt das äußere Erscheinungsbild nicht viel über den Inhalt einer Sache aus. So verhält es sich auch mit MS Outlook und seinem „kleinen Bruder“ Outlook Express.

 

Das beide Programme ähnliche aussehen und teilweise gleiche Grundfunktionen besitzen, sollte nicht dazu verleiten Outlook Express als weitere Version des bereits seit Jahren bekannten MS Outlook E-Mail-Clients zu sehen. Um die Gemeinsamkeiten und Unterschiede dieser beiden E-Mail-Clients zu verdeutlichen, stellen wir hier beide Programme in einer Kurzzusammenfassung vor.

 

 

Outlook Express

 

Outlook Express ist kostenlos und wurde für Privatanwender konzipiert, die ihre E-Mails per Einwahl bei einem Internet-Serviceprovider (ISP) abrufen. Outlook Express ging aus dem Programm Microsoft Internet Mail and News hervor und ist der in MS Office 98 für Macintosh enthaltene E-Mail-Client.

 

Outlook Express basiert auf offenen Internet Standards für den Einsatz mit beliebigen Internet-Standardsystemen wie z. B. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), POP3 (Post Office Protocol 3) und IMAP (Internet Mail Access Protocol) etc.

 

Outlook ist ein einfaches E-Mail Programm mit Adressverwaltung und zusätzlich dazu dient Outlook Express dem User als Newsreader für das Usenet. Das Usenet ist der Bereich im Internet in dem es tausende von Diskussionsforen gibt. Hier kann man sich mit Gleichgesinnten austauschen, indem man E-Mails an virtuelle „Schwarze Bretter“ (Newsgroups) schickt.

 

Outlook Express kann nicht als Client an einen Exchange-Server angebunden oder als Terminplaner verwendet werden.

 

Seit Windows XP heißt Outlook Express zur besseren Unterscheidung Windows Live Mail Desktop und für Vista Windows Mail und Windows Kontakte.

 

 

MS Outlook

 

Outlook ist der kostenpflichtige Standard Messaging-Client von Microsoft. Mit Outlook können E-Mails von mehreren E-Mail-Konten abgerufen, persönliche und gruppenspezifische Kalender, Kontakte und Aufgaben integriert und verwaltet werden. Wirksame Posteingangsregeln ermöglichen das Filtern und organisieren von E-Mails.

 

Die vollständige Integration von E-Mail- und Kalenderfunktionen sowie der Kontaktverwaltung machen Outlook zu einem idealen E-Mail-Client.

 

Wird Outlook zusammen mit einem Exchange Server verwendet, können auf Informationen, Workflow-Kommunikation, Gruppenterminplanung, öffentliche Ordner, Formulare etc. über eine gemeinsame Gruppe zugegriffen werden.

 

Outlook integriert in seinen Funktionsumfang z. B. Microsoft Mail, Microsoft Schedule, Lotus Organizer, OneNote, NetManage ECCO usw.

 

Mittlerweile ermöglicht Outlook ebenfalls den Abgleich mit den wichtigsten Personal Digital Assistants (PDAs), wie beispielsweise 3 Com Palm Pilot oder I-Phone.

 

 

Funktionen von Outlook und Outlook Express im Überblick

 

Outlook Express
- E-Mail senden und empfangen
- E-Mails verwalten
- Mehrere E-Mail-Konten verwalten
- Regeln für eingehende E-Mails

 

Outlook                                      
- E-Mail senden und empfangen                       
- E-Mails verwalten                                              
- Mehrere E-Mail-Konten verwalten                  
- Regeln für eingehende E-Mails                        
- Regeln für ausgehende E-Mails                                           
- Anbindung an Exchange Server möglich                       
- Zusammenarbeit mit Office (Word, Excel etc.)           
- Automatische Archivierung                                              
- Terminverwaltung                                                                  
- Besprechungsplan                                                                  
- Aufgabenverwaltung                                                             
- Notizen                                                                                         
- Datenexport in andere Programme                                 
- Wiedervorlage von Elementen                                          

 

Eine E-Mail von Ihre Bank, die Sie auf eine eklatante Sicherheitslücke in ihrem System hinweist und zur Behebung des Problems dringend Ihr Passwort benötigt? Post von Ebay, das durch einen Serverfehler doch aus „versehen“ Ihr Passwort verloren hat und nun ein neues von Ihnen braucht?

 

Falls Sie diese Art von E-Mails auch schon aus Ihrem Posteingang kennen, sind auch Sie Opfer einer so genannten „Phishing-Attacke“ geworden.

 

Als uns noch vor garnicht so langer Zeit dubiose Websitebetreiber mit zahlreichen Spam-Mails auf ihre Homepage locken wollten, waren wir noch noch milde amüsiert über ihre Methoden. Schnell war dieses Problem mit den aktuellen Spam-Filtern, in den E-Mail Programmen beseitigt. Doch die Spionagegefahr auf Ihrem Rechner ist damit noch lange nicht überstanden!

 

Es gibt seit geraumer Zeit eine andere „Plage“ in der virtuellen Welt – das „Fischen“ nach persönlichen Daten und Passwörtern, auch unter dem Begriff „Phishing“ bekannt.

 

Mit seriös aussehenden E-Mails, die von vermeintlich vertrauenswürdigen Absendern wie Banken oder Ebay stammen, versuchen gewiefte Betrüger an die perönlichen Passwörter der Phishing-Opfer zu gelangen. Oftmals sind die Phishing-E-Mails so geschickt gefälscht, das sie so gut wie garnicht von den Original E-Mails zu unterscheiden sind. Die Phishing-Angreifer verlassen sich bei ihren Attacken darauf, dass der Empfänger der massenweise verschickten E-Mails, tatsächlich Kunde bei einer dieser Firmen ist. Gibt der User nun wirklich seine Benutzerdaten (Name, Passwort, PIN etc.) an, fangen die Betrüger diese Daten ab („fischen“) und können sich damit Zugriff auf Benutzerkonten verschaffen.

 

Laut der Schutzorganisation Anti-Phishing-Group (www.antiphishing.com) ist die Anzahl solcher Angriffe seit dem Jahr 2004 stark angestiegen. Allein in Deutschland wird von einem Schaden in Höhe von vielen Tausend Euro ausgegangen.

 

Zwar gibt es zusätzlich zu den bereits bekannten Spamfiltern auch mittlerweile Anti-Phishing-Programme bzw. Funktionen in den bekanntesten E-Mail-Programmen wie Outlook oder Thunderbird, jedoch ein perfekter Schutz gegen solche Phishing-Angriffe ist technisch leider nicht erreichbar.

 

In erster Linie ist hier natürlich die Aufmerksamkeit und das Misstrauen des Benutzers der beste Schutz! Daher gilt als goldene Grundregel: Sie sollten immer Misstrauisch sein, wenn Sie E-Mails von Ihrer Bank, Ihrem Telefonprovider oder anderen Firmen bekommen, in denen nach persönlichen Daten gefragt wird.

 

Rufen Sie zunächst niemals Websites über einen in einer E-Mail erhaltenen Link auf, auf denen Passwörter und Benutzerdaten eingegeben werden müssen. Geben Sie die Internetadresse auf jeden Fall manuell in Ihren Browser ein.

 

Ein sicheres Anzeichen dafür, dass Sie auf der Original Website Ihrer Bank oder anderen sicherheitsbedürftigen Websites sind, ist das https vor der Domain. Das zusätzliche s zeigt eine sichere Verbindung über eine SSL-Verschlüsselung der Seite an, für die der Websitebetreiber eine spezielles Verschlüsselungszertifikat benötigt.

 

Mittlerweile gibt es zuverlässige Plugins für die gängigen Browser, welche die aufgerufenen Websites durch Abgleich mit einer Online-Datenbank, die bereits bekannte Phishing-Seiten enthält, identifiziert und den Anwender ggf. vor Phishing-Inhalten warnt. Bekannte Anbieter für solche Plugins sind z. B. McAfee SiteAdvisor oder Netcraft.

 

Wenn Sie befürchten Opfer eines Phishing-Angriffs geworden zu sein, kontaktieren Sie umgehend Ihre Bank, Ihren Geschäftspartner oder die Polizei.

 

 

Schutzmaßnahmen gegen Phishing im Überblick

 

Damit Sie nicht auch Opfer von „Datenfischern“ werden, fassen wir hier für Sie nochmals die wichtigsten Schutzmaßnahmen zusammen:

 

· Stehen Sie allen E-Mails in denen persönliche Nutzerdaten abgefragt werden immer kritisch gegenüber. Banken oder andere seriöse Firmen fordern ihre Kunden niemals per E-Mail zur Eingabe von vertraulichen Informationen auf!

 

· Bringen sie Ihre Software mit Anti-Phishing Programmen oder entsprechenden Browser Plugins immer auf den neuesten Stand.

 

· Folgen Sie keinen in E-Mails gennanten Links zu Websites, die Passwörter oder Benutzerdaten abfragen.

 

· Achten Sie immer auf das Verschlüsselungsverfahren SSL (https), welches einen geschützten Bereich und damit eine sichere Website anzeigt.

 

· Geben Sie die Internetadresse Ihrer Bank oder anderen Anbietern die über Ihre persönlichen Daten verfügen (z. B. Ebay, Amazon usw.) immer direkt in die Browser-Adresszeile ein.

 

· Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihre Bank, Ihren Geschäftspartner oder die Polizei!